KORESPONDENCIJOS VIENETAS: FUNKCIJOS, STRUKTŪRA, SVARBA - KULTŪROS ŽODYNAS - 2025

Korespondencija vienetas yra darbo vieta, kuri gauna, klasifikuoja, įrašus ir centralizuotai tiekia vidaus ir išorės ryšius ir dokumentus visoms tarp skirtingų padalinių organizacijos nariams. Jos tikslas - garantuoti, kad jos gavėjui bus pristatytos efektyviai, greitai ir geriausiomis sąlygomis.

Privatūs ir valstybiniai subjektai ar korporacijos įgyvendina šią dokumentų valdymo programą, siekdami supaprastinti korespondencijos kontrolės procesus. Tai procesas, kuris yra integruotas į organizacijos dinamiką ir leidžia pasiekti įmonės tikslus.

Susirašinėjimo skyrius užtikrina efektyvų ir greitą informacijos pateikimą įmonės viduje. Šaltinis: pixabay.com

Nuo senųjų archyvų iki skaitmeninės eros šio skyriaus organizavimo metodo tikslas yra suteikti lengvą prieigą prie dominančios dokumentinės informacijos ir išsaugoti kontrolinius įrašus, bylas, procedūrų vadovus ir visą įmonės istoriją. įmonė fiziniu ir (arba) skaitmeniniu formatu.

Šiuo metu yra sukurta programinė įranga, skirta pagreitinti dokumentų valdymą, ir tai turėjo teigiamą poveikį aplinkos apsaugai, nes fizinė byla paprastai išnyksta ir išvengiama popieriaus vartojimo.

Taip pat dinamiškesnis ir greitesnis yra korespondencijos pristatymas ar gavimas per vidinį ir išorinį tinklą.

funkcijos

Korespondencijos skyrius turi specifinių funkcijų, skirtų dokumentuoti, organizuoti ir efektyviai paskirstyti korespondenciją, kurioje yra informacija, būdinga teikiamam verslui ar teikiamoms paslaugoms, taip pat visa svarbi dokumentacija, palaikanti administracinę ir organizacinę veiklą.

Konkrečios korespondencijos skyriaus funkcijos yra šios:

- Kontroliuoti dokumentų įvedimą ir išėjimą.

- Paskirstykite ryšius į atitinkamas zonas.

- apdoroti korespondenciją ir ryšius, generuojamus iš vidaus ir išorės.

- Nuskaitykite dokumentus.

- Užsakyti, klasifikuoti ir aprašyti įmonės dokumentinio fondo dokumentus.

- Išsaugoti ir kontroliuoti dokumentinių filmų kūrimą.

- Priskirkite eilės numerius korespondencijai, kuri yra pagaminta ar gauta (padavimas).

- Pasirinkite dokumentus ir pranešimus, kuriuos reikia saugoti, ir perkelkite juos į centrinį archyvą.

Struktūra

Susirašinėjimo skyrius organizuojamas atsižvelgiant į įmonės ar įstaigos dydį ir ypatybes. Paprastai tai priklauso nuo būstinės, kuri yra padalinta į du padalinius: vieną įvažiavimui, kitą išėjimo.

Kiekvienas subvienetas turi specifines funkcijas, skirtas administruoti ir kontroliuoti viską, kas susiję tiek su vidine, tiek išorine korespondencija. Šių tipų vienetai yra susisteminti taip:

Vadovavimas

Tai apibrėžia reglamentus ir politiką, racionalizuojančius, standartizuojančius ir reglamentuojančius dokumentų rengimą, platinimo būdus, korespondencijos siuntimą ir gavimą bei skyriaus narių pavedimus. Tai reiškia, kad koordinuotai jie sujungia dokumentų ir archyvų tvarkymo procesą bei veiksmingą jo sisteminimą.

Atitinkantis subvienetas

Ji yra atsakinga už platinimo ir kontrolės metodų diegimą dokumentų tvarkymo srityje, remiantis įmonės nustatyta politika ir reglamentais. Tai skirstoma į:

Atvykstamasis susirašinėjimas

Tai yra dokumentai, atvežami ir nukreipiami į skirtingus įstaigos padalinius. Šioje srityje gaunami dokumentai. Prieš antspauduodami priėmimo kvitą, turite įsitikinti, kad:

- Jie iš tikrųjų skirti įstaigai ar įmonei.

- Reikalas būdingas institucijai ar įmonei.

- Jie tinkamai užantspauduoti ir pasirašyti.

- Priedai, jei tokių yra, yra išsamūs. Jei jų nėra, reikalavimas turi būti nedelsiant pateiktas emitentui raštu arba žodžiu.

- Padalinio antspaudas pritvirtinamas kartu su gavimo data ir laiku.

Kontrolė ir pristatymas

Tada dokumentai klasifikuojami uždedant simbolį, atitinkantį skyrių, kur jie turi būti siunčiami. Registracija vykdoma pagal pagrindinius kontrolės duomenis, tokius kaip gavimo data, skyrius, kuriam ji skirta, registracijos kontrolės numeris ir pirminiai siuntėjo duomenys.

Po šio dokumentavimo ir klasifikavimo etapo vykdomas platinimas, kurį sudaro korespondencijos siuntimas kiekvienam skyriui ar agentūrai. Šis departamentas uždės gavimo patvirtinimo ir susitarimo antspaudą.

Jei bus nustatyta, kad dokumentas nėra skirtas institucijai arba nepriklauso jos kompetencijai, jis bus tinkamai grąžintas kilmės siuntėjui.

Siunčiamas susirašinėjimas

Ši sritis yra atsakinga už korespondencijos ir dokumentų gavimą iš kiekvieno įmonės ar įstaigos padalinio ir jų organizavimą pagal paskirtį. Tai atliks atitinkamais kanalais, kai jie patvirtins:

- Dokumentai turi būti parašyti instituciniame popieriuje.

- Dokumentai turi būti pasirašyti (tiek originalas, tiek kopija).

- Pridedami priedai.

- Gavėjo ir adreso duomenys turi būti teisingi.

- Išvykimas ir išvykimas turi būti nurodyti su data ir kodu.

Peržiūrėję ir patvirtinę siuntimui nustatytus duomenis ir charakteristikas, toliau pateikiame gavimo įrodymą.

Ši sritis prisiima atsakomybę už išsiuntimą ir pristatymą į paskirties vietas suskirstant jas pagal maršrutą (paštu, asmeniškai arba tiesiogiai, per mainus, be kita ko).

Vokai bus paženklinti, o juose esantys dokumentai bus identifikuojami pristatymo kontrolėse arba sąskaitose faktūrose pagal tai, kaip jie buvo išsiųsti. Jūs turite grąžinti antspauduotų ir pasirašytų dokumentų kopijas kaip gavimo įrodymus.

Galiausiai jie pateikiami abėcėlės, skaitinio, teminio ar chronologine tvarka, kad būtų galima atlikti patikrinimą ir nustatyti kontrolę.

Svarba

Susirašinėjimo skyrius yra jautri ir labai konfidenciali sritis. Tai priklauso nuo to, ar santykiai ir ryšiai institucijoje ir už jos ribų bus vykdomi veiksmingai ir laiku.

Susirašinėjimo skyriaus svarba priklauso nuo to, kad būtent jis turi garantuoti dokumentų ar dokumentų, kurie sudaro įstaigos ar įmonės atmintį, išsaugojimą, saugojimą ir išsaugojimą.

Pagrindinis tikslas yra laiku suteikti prieigą prie subjekto tvarkomos rašytinės informacijos.

Nuorodos

1. Santjago de Kalio universiteto „korespondencijos skyrius“. Gauta 2019 m. Liepos 8 d. Iš Santjago de Cali universiteto: usc.edu.co
2. Gutiérrez, E. „4 veiksmai, kaip teisingai formuoti ir tvarkyti jūsų įmonės įrašus“, skyriuje Jie nėra dokumentai. Gauta 2019 m. Liepos 8 d. Iš leidinių Nr.: Nosonpapeles.com
3. Escobar, C. „Dokumentų organizavimas“ veikloje. Gauta 2019 m. Liepos 8 d. Iš „Veikla“: blogspot.com
4. Kolumbijos nacionalinis priešgaisrinis departamentas „Vidaus registravimo ir korespondencijos taisyklės“. Gauta 2019 m. Liepos 8 d. Iš Kolumbijos nacionalinio gaisrinės departamento: firefighters.mininterior.gov.co
5. „Federalinio viešojo sektoriaus korespondencijos ir archyvų skyriai“ Monterėjaus technologijos ir aukštojo mokslo institutas. Gauta 2019 m. Liepos 9 d. Iš Monterėjaus technologijos ir aukštųjų studijų instituto: itesm.mx