ĮMONĖS PROCEDŪRŲ VADOVAS: KAM JIS SKIRTAS, PARUOŠIMAS - DUDAS - 2025

Įmonės procedūrų vadovas yra rašytinis dokumentas, kuriame nurodomos žingsnis po žingsnio instrukcijos, kaip atlikti darbo užduotį arba kaip elgtis konkrečioje situacijoje, kai ji atsiranda darbo vietoje. Joje pateikiama geriausia įmonės praktika ir pagrindinių verslo procesų aprašymai.

Šiame vadove taip pat pateikiami metodai ir standartai, kaip tikimasi atlikti darbą. Procedūrų vadovo sukūrimas padeda nukreipti įmonę į augimą, supaprastina mokymą ir palengvina jos mastą.

Ši instrukcija gali būti trijų žiedų segtuvas, aplankas bendro naudojimo tinklo diske arba automatinė versija, paskelbta internete, naudojant procedūrų valdymo programinę įrangą. Visi turėtų suprasti, iš ko sudarytas procedūrų vadovas ir kur jį galima rasti, kai kam to reikia.

Norint surašyti procedūrų vadovą, reikia aiškiai suprasti kiekvieno konkretaus proceso veiksmus. Augant verslui, reikės naujų procedūrų. Procedūrų vadovas taip pat gali būti laikomas procedūrų biblioteka.

Instrukcijoje yra procedūrų pavyzdžiai, kurie gali būti naudojami kaip naujų darbo procedūrų šablonas. Visi organizacijos darbuotojai turi būti mokomi apie įmonės politiką ir procedūras; jie visada turėtų nedelsdami susipažinti su procedūrų vadovu.

Kam tai?

Naudodama gerai surašytą procedūrų vadovą, įmonė gali efektyviau palengvinti naujų darbuotojų mokymą.

Be mokymų, procedūrų vadovas suteikia esamiems komandos nariams išteklių sužinoti apie mažiau naudojamas procedūras, užtikrinant, kad jos būtų atliekamos tinkamai, ir išlaikant kokybės kontrolę.

Darbuotojai turi suprasti, ko iš jų tikimasi. Prižiūrėtojams reikalingas procedūrų vadovas verslo procesams valdyti. Dokumentuodami standartus, jūs pranešate apie tai, kas svarbu augimui, kokybei ir klientų pasitenkinimui.

Vykdydami politiką ir procedūras, turinčias įtakos funkcinei sričiai, nepriekaištingiems darbuotojams suteikiama teisė priimti veiksmingus, laiką taupančius sprendimus.

Veiksmingame procedūrų vadove pateikiami tinkami tarpžinybinio bendravimo metodai, leidžiantys darbuotojams kartu išspręsti kasdienes verslo problemas nereikalaujant nereikalingo priežiūros dalyvavimo.

Procedūrų vadovo tikslas turėtų būti organizuoti skirtingą turinį, kad jis atspindėtų ir bendrovės formas, ir komunikacijos priemones, kad būtų galima atlikti paslaugą ar gaminti produktą už mažiausią kainą ir per trumpiausią įmanomą laiką.

Papildomas pranašumas - aukštas darbuotojų pasitenkinimas darbu ir motyvacija.

Kaip tai padaryti?

Prieš kuriant procedūrų vadovą svarbu suprasti skirtumą tarp politikos, pagrindinio proceso ir procedūros.

- Politika yra pagrindinių principų ir susijusių gairių rinkinys, suformuluotas ir pritaikytas organizacijos vadovybės, siekiant nukreipti ir apriboti jos veiksmus siekiant ilgalaikių tikslų.

- Pagrindinis procesas yra viena nuo kitos priklausomų ir susietų procedūrų seka, kurios kiekviename etape sunaudoja vieną ar kelis išteklius (darbuotojo laikas, energija, mašinos, pinigai), kad būtų galima pakeisti įvestus produktus į produktus. Šie rezultatai naudojami kaip įvestys į kitą etapą, kol bus pasiektas žinomas tikslas ar galutinis rezultatas.

- Procedūra yra veiksmų seka arba fiksuota veiksmų eiga, apibrėžta žingsniais (kuriuose yra aiškiai apibrėžti pradžios ir pabaigos taškai), kurie turi būti atlikti ta pačia tvarka, kad sėkmingai atliktumėte užduotį.

Apibrėžkite pagrindinius procesus

Reikia atsižvelgti į visus centrinius procesus, kuriuos turi įmonė. Pirmiausia apibrėžiama, kurie procesai bus aprašyti ir išdėstyti procedūrų vadove, sukuriant visų norimų įtraukti procedūrų santrauką.

Nors ne kiekvienas procesas gali būti išvardytas, svarbu nustatyti pagrindinius ir svarbiausius. Pvz., Restoranas gali apibrėžti pagrindinius tam tikro patiekalo gaminimo procesus, tačiau toks pat svarbus yra restorano valymo procesas.

Turėtų būti sudarytas pagrindinių procesų, kurie turi būti aprašyti, sąrašas, kad po žemėlapių sudarymo juos būtų galima integruoti į procedūrų vadovą. Kontūras padės užtikrinti, kad pradedant rašyti vadovą neliks nė vienos užduoties.

Parašykite įvadą

Įtraukite trumpą aprašą, kas įtraukta į vadovą, kuris tiesiogiai pateikiamas žmonėms, kurie juo pasinaudos, ko skaitytojai gali tikėtis naudodamiesi žinynu, ir geriausias būdas juo naudotis (t. Y. „Perskaitykite jo viršelį, kad apimtų pabaiga “arba„ naudoti kaip nuorodą ieškant procedūrų pagal poreikį “).

Sudarykite kiekvieno proceso schemą

Kiekvieną procesą apibūdina veiksmai ar užduotys, reikalingi jam atlikti. Jei praleisite žingsnį, tai gali reikšti praradimą ar užsakymo atidėjimą arba galutinio produkto sugedimą. Darbo schemos nustatymas apibrėžia darbo eigą.

Norėdami užpildyti vadovą, turite pradėti nuo vieno proceso vienu metu: pradėkite nuo pirmo proceso kontūro. Apibūdinami veiksmai, reikalingi procesui užbaigti, tada grįžtama ir užrašoma kiekvieno veiksmo informacija.

Įsitikinkite, kad kiekvienas žingsnis yra aiškus ir glaustas. Kiekvienas žingsnis turėtų pateikti pakankamai išsamios informacijos, kad visi galėtų sekti instrukcijas.

Pavyzdžiui, tarkime, kad jūs sukuriate pardavimo proceso tvarką pagal reikalavimą internete. Pirmiausia sudaroma srauto diagrama, kaip iš pradžių susisiekiama su potencialiu klientu po to, kai jis paprašo informacijos: telefono skambučiu, el. Paštu ar tekstiniu pranešimu.

Jei iš pradžių nebuvo įmanoma susisiekti su potencialiu asmeniu, apskaičiuojama, kiek kartų pardavimo komanda seka, pateikdami konkrečius kiekvieno kontakto scenarijus.

Susisiekus su klientu, paskiriamas kitoks scenarijus, taip pat tolesnių veiksmų rinkinys, atsižvelgiant į tai, ar klientas nusipirko gaminį, ar nusprendė laukti.

Duokite procedūrą kam nors kitam perskaityti

Svarbu, kad bendradarbis ar jūsų pažįstamas asmuo jį perskaitytų ir vykdytų instrukcijas, kaip jie parašyti. Šis asmuo gali pateikti vertingų atsiliepimų, jei yra kokių nors žingsnių, kurių nesugebėjai atlikti arba nesupratai.

Procedūra atliekama remiantis komentarais. Jums gali tekti perrašyti, taisyti ar ką nors pridėti prie instrukcijų.

Susikurkite kontrolinius sąrašus ir formas

Bet kuriame procese komandos nariams lengviau laikytis formos ar kontrolinio sąrašo. Štai kodėl reikia sukurti išsamų šabloną, pagrįstą susietuoju procesu.

Jei klientui įeinant reikia rinkti konkrečią informaciją, turite įsitikinti, kad šablone yra visa reikalinga informacija, pateikta glaustai.

Negalima manyti, kad komandos nariai atsimena viską, ką nurodo procedūra, ypač kai klientas sėdi priešais juos. Kontroliniai sąrašai ir formos turėtų būti integruoti kaip schemos diagramos ir proceso žingsnių priedas.

Integruokite jį į procedūrų vadovą

Kiekvienam procesui priskyrus schemą ir sukūrus visus patvirtinamuosius dokumentų šablonus, jie yra integruoti į išsamų procedūrų vadovą. Vadovas rengiamas pagal skyrius.

Pavyzdžiui, procedūrų vadove gali būti skyriai „Pardavimai“, „Operacijos“ ir „Paskirstymas“. Kiekvienas skyrius yra padalintas į pagrindinius to skyriaus procesus, paprastai tokia tvarka, kad kiekvienas pagrindinis procesas būtų vykdomas pateikiant produktus.

Skyriuje „Platinimas“ galėtumėte atlikti kelis pagrindinius procesus, tokius kaip „Gauti užsakymą“, „Pristatymo paketas“, „Pristatymas“ ir „Stebėjimas“.

Procedūros vadovas yra pateiktas su turiniu, o kiekviena procedūra aiškiai išvardyta pusjuodžiu antraštės pavadinimu.

Titulinis puslapis pateikiamas kartu su vadovo pavadinimu, turiniu, įžanga ir procedūromis pagal turinį.

Skirtukus netgi būtų galima skirti komandos nariams, kad jie galėtų lengvai perskaityti vadovą, kad padėtų jiems surasti atitinkamas procedūras savo skyriuose.

Galiausiai padaromos ir platinamos kopijos. Skatinkite nuolatinį grįžtamąjį ryšį ir prireikus atnaujinkite vadovą. Instrukcija turėtų būti prieinama kiekvienoje funkcinėje vietoje tam tikroje vietoje, naudojant politiką ir procedūras.

Pavyzdžiai

-Manualas virti mėsainius konkrečiu būdu.

- Vadovas, kaip elgtis kilus gaisrui, žemės drebėjimui ar stichinei nelaimei.

- Vadovas, kaip spręsti klientų skundus ar agresyvus klientas.

-Manualaus atlikti personalo atrankos procesą.

-Moku mokėti dirbti restorane.

Nuorodos

1. Kimberlee Leonard (2017). Kaip parašyti standartinį operacijų procedūrų vadovą? Smulkusis verslas - Chronas. smallbusiness.chron.com.
2. Chrisas Andersonas (2017). Kas yra Politikos ir procedūrų vadovas? „Bizmanualz“. Paimta iš: bizmanualz.com.
3. „Bizfluent“ (2017). Procedūrų vadovo apibrėžimas. Paimta iš: bizfluent.com.
4. Chrisas Andersonas (2017). Kokia yra procedūrų vadovo paskirtis? „Bizmanualz“. Paimta iš: bizmanualz.com.
5. Šablonų laboratorija (2018). 37 geriausi standartinės darbo tvarkos (SOP) šablonai. Paimta iš: templatelab.com.
6. Gregas Marsello (2017). 8 ŽINGSNIS STANDARTINIO VEIKIMO PROCEDŪROS VADOVO STATYBAI. Lernas. Paimta iš: blog.lern.org.