PIRKIMO REIKALAVIMAS: TIPAI, KAIP JIS PAGAMINTAS IR PAVYZDŽIAI - DUDAS - 2025

Pirkimo prašymo forma yra dokumentas, kurį sukuria vartotojo skyrius arba sandėlio darbuotojai, kad praneštų pirkimo skyriui apie daiktus, kuriuos reikia užsisakyti, kiekį ir pristatymo terminą. Pirkimas iš verslo prasideda nuo reikalavimų rinkimo.

Po jų sudarymo reikia informuoti pirkimo skyrių. Pirkimo reikalavimas yra dokumentas, kuriame bus pateiktas tų reikalavimų sąrašas. Norėdami užkirsti kelią sukčiavimui, skyriaus vadovams paprastai neleidžiama užsisakyti tiesiogiai iš tiekėjų arba pirkti įmonės vardu.

Vietoj to, tai yra kitas skyrius, vadinamas pirkimo skyriumi, kuris iš tikrųjų teikia užsakymus išorės pardavėjams. Įvairių skyrių vadovai, norėdami informuoti šį skyrių apie tai, kokią medžiagą reikia įsigyti, naudoja pirkimo užklausų formas.

Pirkimo prašymai ir pirkimo užsakymai yra pagrindiniai dokumentai įsigyjant daiktus, kurių įmonei reikia jos veiklai, standartizuojant užsakymų procesą iš vidaus ir išorės.

Tipai

Pagrindiniai pirkimo reikalavimo punktai yra šie:

- Tai yra pirkimų skyriui pateiktas prašymas įsigyti tam tikrą medžiagų sąrašą.

- Jums reikia perkančios organizacijos patvirtinimo.

- Tai vidinis dokumentas; tai yra, ji lieka organizacijos viduje.

Pirkimo paraišką galite sukurti šių rūšių pirkimams:

Standartinis

Gauti iš tiekėjų atsargas ir medžiagas gamybos procesams, biuro reikmėms ir kitam turtui.

Užsakomosios paslaugos

Tiekti žaliavą tiekėjui ir tokiu būdu gauti gatavą produktą.

Siunta

Gaunant medžiagą, kuri laikoma įmonės patalpose, o tiekėjui už tai mokama.

Perkėlimas

Norėdami gauti medžiagos iš kito skyriaus ar srities, esančios toje pačioje organizacijoje.

Išorinė tarnyba

Norėdami gauti trečiosios šalies paslaugų teikėjo paslaugas, pavyzdžiui, atlikti augalų priežiūrą.

Kaip detaliau?

Pagrindiniai komponentai, iš kurių susidaro pirkimo paraiškos, yra šie:

- Reikalavimo numeris, pagal kurį galima identifikuoti dokumentą. Jis turi būti iš anksto atspausdintas.

- prašantis skyrius.

- Prašymo data ir prašoma pristatymo data.

- Asmens, kuris rengia rekvizitus, vardas, pavardė ir asmens, kuris vykdo atitinkamą leidimą, parašas.

- Prašomi elementai turi būti išsamiai aprašyti, kad būtų išvengta netikslių duomenų. Suma turi būti tiksli; labai svarbu sudėti reikiamą vienetą (kilogramus, litrus, vienetus ir kt.).

- Pirkimo skyriaus vadovo, kuris patvirtina ar nepatvirtina pirkimą, parašas.

- Jei iš tiekėjų jau buvo pareikalauta kainų, jos turi būti pridėtos prie rekvizito.

Pirkimo reikalavimo procesas

Pirkimo reikalavimo procesą organizacijos naudoja pateikdamos ir stebėdamos prekių užsakymus. Tai gali būti bet kas - nuo žaliavų iki biuro baldų ir dar daugiau.

Kai skyriaus vedėjas mano, kad medžiagų trūksta, jis užpildo pirkimo paraiškos formą, kurią sudaro aukščiau išvardyti laukai.

Pirkimo reikalavimas yra forma, kurią įmonės skyrius išsiunčia pirkimų skyriui, nurodydamas prekes, kurias ji nori užsisakyti iš išorinio pardavėjo.

Šis procesas leidžia vartotojams pateikti užsakymą, gauti vadovo patvirtinimą ir, svarbiausia, leisti trečiųjų šalių pardavėjams pateikti kainų citatas.

Kai pirkimo vadovas gauna pirkimo prašymą šiame procese, jis gali peržiūrėti visą informaciją, kurią pateikė šaltinio vartotojas. Vadovas tiesiog pasirenka, ar rekvizitas patvirtinamas, ar ne.

Jei jis nepatvirtinamas, yra langelis, kuriame nurodoma sprendimo priežastis, ir prašančioji tarnyba bus informuojama apie šį sprendimą. Tačiau jei vadovas duos sutikimą, kitas žingsnis bus paprašyti tiekėjų pasiūlymo.

Svarba

Pradėkite pirkimo procesą

Retkarčiais įmonės padaliniams reikės medžiagų; pirkimo reikalavimas inicijuoja pirkimo procesą. Pirkimų skyrius veiks atsižvelgiant į dokumento tvirtumą.

Iškilus problemoms, dokumentas bus naudojamas kaip įrodymas, kad skyrius užsisakė prekių su tam tikru ryšiu.

Tai yra kontrolės įrankis

Jei nėra tinkamos kontrolės, darbuotojai gali būti įtraukiami į sukčiavimą, nes jie gali paprašyti medžiagos asmeniniam naudojimui.

Pateikus pirkimo rekvizitus, yra priemonių, užtikrinančių, kad nebūtų vykdomas sukčiavimas. Prašymas turi būti pateiktas per kelias rankas, kad būtų užtikrintas jo tikslumas ir būtinumas.

Apsaugokite verslą

Turint vietinius rekvizitus, išvengiama sukčiavimo galimybių. Taip pat saugomas įmonės turtas.

Pirkimo proceso centralizavimas

Kai organizacija reikalauja, kad visos pretenzijos būtų vykdomos centralizuotai per pirkimo skyrių, nesunku valdyti visą procesą.

Pirkėjai taip pat teikia naudos, nes dabar jie gali susieti pirkimus ir panaudoti organizacijos perkamąją galią tartis dėl geresnių sąlygų.

Pavyzdžiai

1 pavyzdys

Užklausos nr .: 00455

Data: 2018 m. Gegužės 15 d

Pareiškėjo vardas ir pavardė: Annaliese Corvo

Pareigos: mokymo vadovas

Departamentas: Personalo mokymai

Prašymo priežastis: Mokymo kursuose „Kokybės užtikrinimas“, kurie vyks 2018 m. Liepos 16–20 d., Reikia naudoti šiuos straipsnius.

- 01 flip diagramų žymeklių atvejis.

- 12 pieštukų.

- 01 lentelė su 20 baltų lapų: 1 metro pločio x 1,5 metro ilgio.

- 12 normalaus dydžio vienos eilutės nešiojamųjų kompiuterių.

- 06 spalvotų lentų žymekliai.

- 12 trintukų ištrinti.

- 12 mėlynų rašalo rašiklių.

Pridedamos 2 citatos, gautos iš kanceliarinių prekių tiekėjų.

Autorius: Alberto Moreno

Pareigos: Žmogiškųjų išteklių vadovas

Žmogiškųjų išteklių valdymas

2 pavyzdys

„Confecciones Tely“, SA gamybos skyriuje reikia užsisakyti įvairių medžiagų ir užpildyti pirkimo paraiškos formą. Ši forma praneša pirkimo skyriui, kad šios prekės yra reikalingos.

Pirkimo skyrius gali patvirtinti arba atmesti gautą paraišką. Jei jis bus patvirtintas, bus sukurtas pirkimo užsakymas.

Pirkimo užsakymas siunčiamas pardavėjui, kad jis įsigytų gaminius. Tiekėjas gamina ir pristato produktus su sąskaita faktūra.

Priimančioji tarnyba priima produktus ir gavimo ataskaitą pateikia apskaitos skyriui.

Jei visi dokumentai atitinka reikalavimus, apskaitos sritis išrašo sąskaitos faktūros patvirtinimą kasai, nurodydama, kad sumokėti galima tiekėjui.

Nuorodos

1. Verslo žodynas (2018 m.). Reikalavimas pirkti. Paimta iš: businessdictionary.com.
2. „MyAccountingCourse“ (2018). Kas yra pirkimo reikalavimas? Paimta iš: myaccountingcourse.com.
3. Miško laikas. Skirtumas tarp prašymo ir pirkimo užsakymo. Smulkusis verslas - Chronas. smallbusiness.chron.com.
4. Dani Hao (2018 m.). Kas yra pirkimo reikalavimas ir kodėl tai svarbu jūsų verslui. Procurify. Paimta iš: blog.procurify.com.
5. Pamokos taškas (2018). SAP MM - pirkimo reikalavimas. Paimta iš: tutorialspoint.com.