VYKDANTYSIS SEKRETORIUS: PROFILIS, BŪTINI ĮGŪDŽIAI IR FUNKCIJOS - DUDAS - 2025

Vykdomasis sekretorius yra darbas ar profesija, kuri tarnauja suteikti maksimalią paramą, kad aukšto rango darbuotojams įmonėje ar organizacijoje. Jis bus tas, kuris organizuos ir prižiūrės vadovų tvarkaraštį ir padės jiems atlikti įvairiausias administracines užduotis.

Tikslas yra prisidėti prie bendro verslo efektyvumo užtikrinant, kad visos jums paskirtos administracinės užduotys bus atliktos laiku ir efektyviai. Sekretorius yra asmuo, teikiantis administracinę paramą. Jie gali atlikti užduotis, tokias kaip rašymas ir pildymas, atsakymas į telefoną ir pranešimų perdavimas.

Šaltinis: pixabay.com

Kita vertus, vykdomasis sekretorius arba administracijos padėjėjas taip pat vykdo kai kurias iš šių veiklų, kartu koordinuoja biurą, tiria gaminius, bendrauja su tiekėjais, užsako produktus ir sukuria duomenų bazę. .

Vykdomiesiems sekretoriams paprastai gaunami didesni atlyginimai nei sekretoriams, nes jie atlieka aukšto lygio funkcijas ir pagreitina biuro produktyvumą.

Privalomas profilis

- Verslo administravimo ar susijusių sričių bakalauro laipsnis.

- Įrodyta vykdomojo sekretoriaus ar panašaus administravimo vaidmens patirtis.

- Turi būti kompetentingas visapusiškai valdyti „Microsoft Office“ ir naudoti programinę įrangą, pavyzdžiui, ERP sistemas.

- Išsamios žinios apie biuro administravimą ir pagrindines apskaitos procedūras, taip pat apie atitinkamą pramonėje naudojamą techninį žodyną.

- Žinios apie pagrindinius tyrimo metodus ir ataskaitų teikimo metodus.

- Puikūs organizaciniai ir laiko valdymo įgūdžiai.

- Nuostabūs bendravimo ir derybų įgūdžiai.

- Sąžiningumas ir konfidencialumas.

Vykdomieji sekretoriai turi būti greiti profesionalai, turintys puikius laiko valdymo įgūdžius ir gebėjimus atlikti užduotis. Būtent dėl ​​kruopštumo ir kompetencijos savo darbe vadovai gali susitelkti į savo vadovo pareigas nesijaudindami dėl kitų užduočių.

Daugelis vadovų labai priklauso nuo vykdomojo sekretoriaus, kuris koordinuoja kasdienes užduotis ir vykdo jas pagal tvarkaraštį. Taktas ir užtikrintumas yra būtini kaip vadovo laiko valdytojai.

Reikalingi įgūdžiai

Vykdomieji sekretoriai turi mokėti įgyti pagrindinių įgūdžių, tokių kaip rašymas, gramatika, rašyba ir skyryba, ir turėti raštinės įrangos bei įprastos programinės įrangos, tokios kaip tekstų apdorojimas, skaičiuoklės ir grafika, naudojimo patirties.

Be to, jie turi turėti puikius laiko valdymo įgūdžius ir sugebėti efektyviai atlikti įvairias pareigas.

Kita vertus, vykdomajam sekretoriui reikia ir kitų savybių, tokių kaip geras vertinimas, diplomatija, nuožiūra ir sugebėjimas savarankiškai spręsti problemas.

Jiems reikia stiprių bendravimo įgūdžių, kad jie galėtų bendrauti su visuomene, rašyti ataskaitas ir recenzuoti leidinius.

Aktyviai klausykite

Jūs turite mokėti atkreipti dėmesį į tai, ką kiti žmonės sako, skirti laiko suprasti pateiktus dalykus, užduoti tinkamus klausimus ir nenutraukti netinkamu metu.

Teksto suvokimas

Pilnas rašytinių sakinių ir pastraipų supratimas su darbu susijusiuose dokumentuose.

Laiko planavimas

Žinokite, kaip efektyviai valdyti tiek savo, tiek kitų laiką.

Moka kalbėti

Aiškiai kalbėkite su kitais žmonėmis, kad galėtumėte efektyviai perteikti informaciją.

Rašymas

Efektyviai bendraukite raštu, atsižvelgdami į auditorijos poreikius.

Kritinis mąstymas

Logikos ir samprotavimų naudojimas, kad būtų galima identifikuoti kylančių problemų sprendimų, išvadų ar alternatyvių požiūrių stipriąsias ir silpnąsias puses.

Proaktyvus mokymasis

Supraskite naujos informacijos reikšmę esamiems ir būsimiems problemų sprendimams ir sprendimų priėmimui.

Koordinacija

Veiksmų derinimas atsižvelgiant į kitų veiksmus.

Apžvalga

Savo, kitų žmonių ar organizacijų veiklos peržiūra ir vertinimas, siekiant patobulinti ar imtis taisomųjų priemonių.

funkcijos

Vykdomasis sekretorius gali būti atsakingas už smulkias pinigines ir apskaitą, tačiau taip pat galėtų tvarkyti biudžetą. Galite publikuoti straipsnius svetainėje, bet taip pat galėtumėte sukurti ir valdyti svetainę.

Duomenis galite įvesti skaičiuoklėje, kurią sukūrėte ir panaudojote savo ataskaitų funkcijoms.

Administracijos darbuotojus gali prižiūrėti vykdomasis sekretorius. Dažnai atsiskaito tiesiogiai generaliniam direktoriui ir gali patvirtinti vieną ar daugiau vyresniųjų vadovų.

Atsakomybės

Dėmesys vadovams

- Vykdyti vadovų darbotvarkę ir padėti planuoti paskyrimus, valdybos posėdžius, konferencijas ir kt.

- Dalyvaukite posėdžiuose, kad parengtumėte posėdžių protokolus ir protokolus, tada sudarykite, perrašykite ir išplatinkite juos.

- Tvarkykite visus vadovų kelionių susitarimus: bilietų pirkimą, viešbučių rezervavimą, kelionės išlaidų pristatymą, susijusių dokumentų tvarkymą ir peržiūrą ir kt.

- Atlikti įpareigotus tyrimus, rinkti duomenis ir paruošti dokumentus ar ataskaitas, kad juos galėtų svarstyti ir pateikti vykdytojai, komitetai ir direktorių tarybos, kaip paskirta.

- Tvarkykite konfidencialius dokumentus, įsitikinkite, kad jie yra saugūs ir saugūs.

Vidinė ir išorinė sąveika

- Priimkite ir filtruokite telefono skambučius, nukreipdami juos pas atitinkamą asmenį, kai jums patogu.

- Tvarkykite, nustatykite prioritetus ir paskirstykite visą gaunamą ar siunčiamą korespondenciją (el. Laiškus, laiškus, faksogramas, paketus ir kt.), Skaitydami ir analizuodami gaunamus pranešimus, pristatymus ir ataskaitas, kad nustatytumėte jų svarbą ir suplanuotumėte jų platinimą.

- Paruoškite atsakymus į korespondenciją, į kurią įeina įprastiniai klausimai.

- Stebėkite raštinės reikmenų naudojimą ir derėkitės dėl sąlygų su tiekėjais, kad užtikrintumėte užsakymų pelningumą.

- vadovų, komitetų ir direktorių tarybų vardu susitikti su asmenimis, specialiomis interesų grupėmis ir kitais.

- Priimkite lankytojus ir nustatykite, ar jiems turėtų būti suteikta galimybė susipažinti su konkrečiais žmonėmis.

Administracinė parama

- Laikykite elektroninius ir popierinius įrašus byloje, užtikrindami, kad informacija būtų tvarkinga ir lengvai prieinama, kad ją būtų galima greitai gauti.

- Parengti sąskaitas faktūras, ataskaitas, laiškus, finansines ataskaitas ir kitus dokumentus, naudodamas tekstų apdorojimo programinę įrangą, skaičiuokles, duomenų bazes ir (arba) pristatymus, taip pat teikdamas atitinkamą pagalbą apskaitoje.

- Atlikti bendrąsias biuro užduotis, tokias kaip prižiūrėti administravimo sistemas ir atlikti pagrindines apskaitos užduotis.

- Koordinuoti ir tiesiogines biuro paslaugas, tokias kaip įrašai ir biudžeto sudarymas, siekiant padėti vadovams.

- Parengti ir prižiūrėti biuro darbuotojų ir organizacijos administracinę politiką ir procedūras.

- Peržiūrėkite veiklos praktiką ir procedūras, kad nustatytumėte, ar galima patobulinti tokias sritis kaip darbo srautas, ataskaitų teikimo tvarka ar išlaidos.

- Prižiūrėti ir mokyti kitus administracinius darbuotojus.

Nuorodos

1. Veikia (2018 m.). Vykdomojo sekretoriaus darbo aprašymas. Paimta iš: resources.workable.com.
2. Beth Greenwood (2018). Skirtumas tarp sekretoriaus ir vykdomojo sekretoriaus. Darbas - Chronas. Paimta iš: work.chron.com.
3. Karjeros planuotojas (2018 m.). Vykdomasis sekretorius ir administracinis padėjėjas. Paimta iš: darbo aprašymai.careerplanner.com.
4. „Hrvillage“ (2018). Vykdomojo sekretoriaus darbo aprašymas. Paimta iš: hrvillage.com.
5. BSR (2018). Vykdomojo sekretoriaus pareigos. Paimta iš: bestsampleresume.com