INVENTORIZACIJOS SISTEMA: TIPAI, METODAI IR PAVYZDŽIAI - DUDAS - 2025

Inventoriaus sistema yra stebėsenos sistemą, kad ataskaitos apie žaliavų, prekių tiekimo arba gataviems produktams, kurie yra prieinami sumos. Tai užtikrina, kad reikiamas kiekis medžiagų ir tinkamos kokybės bus tinkamoje vietoje tinkamu laiku.

Ši sistema atnaujinama kiekvieną kartą, kai parduodama prekė arba gaminiui gaminti naudojamos žaliavos, kad žinotumėte, kas yra kitą dieną. Tai taip pat leidžia iš anksto užsisakyti gaminius, kad visada turėtumėte viską, ko jums reikia.

Šaltinis: pixabay.com

Kai žmonės galvoja apie atsargų sistemą, įprasta ją susieti su mažmeninės prekybos pramone. Nors parduotuvėms norint sėkmingai veikti, reikia veiksmingos atsargų sistemos, tačiau ji naudojama ir daugelyje kitų tipų verslų, tokių kaip gamyba, komunalinės paslaugos, sveikatos priežiūra, vyriausybė ir švietimas.

Kaip tiekimo grandinės dalį, atsargų sistema apima tokius aspektus kaip pirkimų (tiek iš tiekėjų, tiek iš pirkėjų) kontrolė ir priežiūra, atsargų saugojimo priežiūra, parduodamų produktų kiekio kontrolė ir užsakymų įvykdymas.

Svarba

Veiksminga atsargų sistema yra būtina bet kurios mažmeninės prekybos ar gamybos operacijos dalis. Pagrindinis jo tikslas yra tiksliai išlaikyti sandėlyje saugomų produktų, atsargų ir medžiagų fizinį kiekį.

Kai kurie svarbiausi gerai išplėtotos sistemos elementai yra daiktų aprašymai, numeravimo sistema, matavimo vienetų standartizavimas ir tikslus daiktų ženklinimas.

Sukūrusi atsargų sistemą, ji gali būti naudojama sandėliuojamoms prekėms kontroliuoti ir prižiūrėti, siekiant užtikrinti, kad atsargos nebūtų prarastos sugadinimo ar vagystės metu.

Žinojimas, kada reikia pertvarkyti, kiek užsisakyti, kur laikyti atsargas ir pan., Greitai gali tapti sudėtingu procesu. Todėl daugeliui kompanijų reikia atsargų valdymo programinės įrangos ar sistemos, turinčios daugiau galimybių nei paprastos duomenų bazės ir neautomatinės formulės.

Tai labai svarbu norint kontroliuoti pirkimo išlaidas ir pasiekti klientų aptarnavimo tikslus. Nors atsargų valdymo programinė įranga yra naudingas valdymo įrankis, geros sistemos raktas slypi sukurtų procedūrų patikimume.

Kas yra atsargų kontrolės sistema?

Atsargų kontrolės sistema reiškia strategijas, kurias įmonės naudoja siekdamos užtikrinti, kad jos turėtų pakankamai žaliavų gamybai ir gatavų produktų pardavimui, tuo pačiu sumažindamos atsargų sąnaudas.

Sandėlių perteklius yra brangus, nes į produktus investuojami plotai ir finansiniai ištekliai dažnai gali būti geriau panaudojami kitose srityse.

Tačiau tuo pat metu turėdami mažai atsargų, brangiai kainuoja gamybos nutraukimas arba užsakymų vykdymo vėlavimas. Atsargų kontrolės sistemos padeda įmonėms rasti subtilų balansą tarp per mažų ir per didelių atsargų.

Kam tai?

Atsargų valdymo sistemos padeda sekti atsargas ir teikia duomenis, reikalingus jai valdyti ir valdyti.

Tai technologinis sprendimas, integruojantis visus organizacijos inventorizacijos veiklos aspektus, įskaitant gabenimą, pirkimą, gavimą, sandėliavimą, apyvartą, sekimą ir reorganizavimą.

Gera atsargų kontrolės sistema visa tai įgyvendina, laikydamasi holistinio požiūrio į atsargas ir leisdama įmonėms naudotis praktika, optimizuojančia produktyvumą ir efektyvumą visoje tiekimo grandinėje.

Kita vertus, ji palaiko teisingą inventorių tinkamose vietose, kad patenkintų klientų lūkesčius.

Nepriklausomai nuo jūsų pasirinktos atsargų kontrolės sistemos tipo, įsitikinkite, kad joje yra atsargų elementų ir jų informacijos, įskaitant brūkšninių kodų etiketes, identifikavimo sistema.

Taip pat svarbu, kad jame būtų aparatinės priemonės, skirtos nuskaityti brūkšninių kodų etiketes, centrinė visų atsargų duomenų bazė, taip pat galimybė analizuoti duomenis, kurti ataskaitas ir prognozuoti paklausą.

Inventorizacijos strategijos

Tinkamos atsargų valdymo strategijos skiriasi priklausomai nuo pramonės šakos. Naftos sandėlyje ilgą laiką galima laikyti didelius atsargų kiekius, todėl galima laukti, kol paklausa pasveiks.

Nors naftos atsargos yra brangios ir sunkios, nėra jokios rizikos, kad atsargos blogės arba bus netinkamos.

Tačiau įmonėms, prekiaujančioms greitai gendančiomis prekėmis ar gaminiais, kurių paklausa ypač jautri laiko atžvilgiu, nėra galimybė kaupti atsargas. Neteisingai įvertinus užsakymų laiką ar kiekį, gali būti labai brangu.

Tipai

- Tikrosios inventorizacijos sistema

Taikant nuolatinio inventorizacijos sistemą, atsargų įrašai yra nuolat atnaujinami, skaičiuojant papildymus ir atimtis, kai atsargų elementai yra gaunami, parduodami, perkeliami iš vienos vietos į kitą, parenkami vartoti ir išmetami.

Kai kurios organizacijos teikia pirmenybę tokio tipo sistemoms, nes jos teikia naujausią informaciją apie atsargas ir geriau tvarko fizinių atsargų skaičių.

Nuolatinių atsargų sistemai taip pat teikiama pirmenybė stebint atsargas, nes tinkamai valdant, ji nuolat teikia tikslius rezultatus.

Šios rūšies sistema geriausiai veikia, kai kartu su sandėlio inventoriumi naudojama duomenų bazė su atsargų kiekiais ir lentynų vietomis, kurias darbuotojai atnaujina realiu laiku, naudodami brūkšninių kodų skaitytuvus.

Iššūkiai, kuriuos reikia įveikti

Su šio tipo sistemomis yra keletas iššūkių. Pirma, šios sistemos negalima prižiūrėti rankiniu būdu ir tam reikalinga specializuota įranga ir programinė įranga, todėl diegimo išlaidos yra didesnės, ypač įmonėms, turinčioms kelias vietas ar sandėlius.

Nuolatinės inventorizacijos sistemai būtini pakartotiniai atnaujinimai ir priežiūra, kuri taip pat gali būti brangi.

Kitas iššūkis naudojant tokio tipo sistemas yra tas, kad laikui bėgant įrašytas inventorius gali neatspindėti tikrosios atsargos, nes dažnai nenaudojamos fizinės atsargos.

Rezultatas yra tas, kad atsargų įrašai turi klaidų, pavogtų daiktų ar netinkamai nuskaitytų daiktų, todėl jie neatitinka fizinių atsargų skaičiaus.

- Reguliari inventorizacijos sistema

Periodinė inventorizacijos sistema nestebi atsargų nuolat, o leidžia organizacijoms žinoti atsargų pradžią ir pabaigą tam tikru laikotarpiu.

Ši sistema stebi atsargas naudodama fizinius skaičiavimus. Kai fizinė inventorizacija yra baigta, pirkimo sąskaitos likutis pridedamas prie atsargų sąskaitos ir pakoreguojamas taip, kad atitiktų pasibaigusio atsargų kainą.

Verslas gali pasirinkti, ar apskaičiuoti atsargų pabaigos kainą naudodamas LIFO, FIFO ar kitą atsargų apskaitos metodą, turėdamas omenyje, kad pradedant atsargas pasibaigia ankstesnio laikotarpio atsargos.

Taip pat yra keletas trūkumų, susijusių su periodinės inventorizacijos sistemos naudojimu. Pirma, kol baigiamas skaičiuoti fizinis inventorius, normali verslo veikla beveik sustabdyta. Dėl to darbuotojai dėl riboto laiko sugeba skubiai atlikti fizinius skaičiavimus.

Klaidos ir sukčiavimas šioje sistemoje gali būti dažnesni, nes nėra nuolatinės inventoriaus kontrolės. Taip pat tampa sunkiau nustatyti, kur atsiranda atsargų skaičiaus neatitikimai, nes tarp apskaitos praleidžiama daug laiko.

Kaip įmonėje įdiegti atsargų sistemą?

-Sukurkite saugojimo sistemą

Organizuokite produktus

Pirmas dalykas yra suskirstyti saugomus produktus taip, kad galėtumėte lengvai pasiekti ir suskaičiuoti kiekvieną atsargos elementą. Būtina viską ženklinti etiketėmis, kad juos būtų galima lengvai atpažinti, o medžiagas būtų galima sudėti į reikiamą vietą.

Inventorizacijos sistemos veiksmingumas daugiausia priklauso nuo inventorizuojamų daiktų skaičiavimo tikslumo. Neteisingas skaičiavimas gali sukelti apskaitos neatitikimų, sukelti perviršį ir perprodukciją.

Sandėliavimo reikalavimai

Kitas dalykas - apskaičiuoti fizinius matmenis, reikalingus inventoriui laikyti. Tai gali būti visas sandėlis arba maža spinta, atsižvelgiant į gaminių ar medžiagų dydį ir pardavimo apimtį.

Taip pat reikėtų atsižvelgti į visas specialias laikymo sąlygas, tokias kaip temperatūros ar drėgmės kontrolė.

Inventorius turi būti dedamas veiksmingai, kad pagerėtų jo valdymas. Kiekviena prekė turėtų būti išdėstyta taip, kad būtų galima prieiti prie didžiausios apyvartos.

Taip pat turėtų būti svarstoma galimybė atsisakyti pasenusių daiktų, kurie parduodami nedažnai.

Apsvarstykite brūkšninių kodų sistemą

Jei turite daug atsargų, jums reikės tam tikro būdo, kaip sekti daiktus. Lengviausias būdas tai padaryti yra naudojant brūkšninių kodų sistemą. Jei turite keletą tipų elementų, galite naudoti vaizdinę sistemą.

-Padaryti inventorių

Traukinio darbininkai

Žmonės, kurie dirba su inventoriumi, yra kritiškiausias sistemos aspektas. Jei jie nėra išmokyti ar nėra tikri, kas turėtų imtis veiksmų, nukentės valdymo efektyvumas ir tikslumas.

Darbuotojai turi būti mokomi visais inventorizacijos sistemos aspektais, pavyzdžiui, kas turi būti padaryta kiekviename taške, kas tai turėtų padaryti ir kaip tai turėtų būti dokumentuojama.

Periodiškai skaičiuokite

Inventorizacijos dažnumas turės didelę įtaką inventorizacijos sistemos tikslumui. Kai kurioms operacijų rūšims reikės dažnesnių inventorizacijos intervalų nei kitoms.

Svarbu pirmiausia sutelkti dėmesį į kritiškiausius dalykus. Pvz., Galite nustatyti aukšto prioriteto prekes kaip tas, kurios sudaro 80% pardavimo. Tuomet mažesnio prioriteto kategorijos gali būti sukurtos mažiau parduodantiems daiktams. Tai padės eikvoti laiką skaičiuojant mažai parduodamas prekes.

-Suderinkite atsargas

Tinkinkite duomenis

Inventorius turi būti pakoreguotas dėl vagystės, pasenimo, susidėvėjimo ar sugadinimo. Atsargų sumažinimas paaiškins skirtumą tarp fizinių atsargų skaičiaus ir atsargų, įrašytų į knygas.

Atskiros funkcijos

Atsargų valdymui reikalingas tiek fizinis atsargų valdymas, pavyzdžiui, atsargų skaičiavimas ir perkėlimas, tiek administracinės užduotys, tokios kaip atitinkamų dokumentų pateikimas ir apskaita.

Šias dvi funkcijas turėtų vykdyti skirtingi skyriai, taip sumažindami vagysčių riziką.

-Tobulinti atsargų valdymą

Optimizuokite atsargų lygius

Atsargų lygiai turi būti palaikomi teisingame lygyje, norint padidinti pelną ir sumažinti nuostolius.

Turėdami per daug atsargų, padidės pasenimo, sugadinimo ir sugadinimo rizika, o nepakankama atsarga reiškia prarastas pardavimo galimybes.

Įdiekite programinę įrangą

Nors skaičiuoklės naudojimas gali būti naudingas mažam verslui, didelėms įmonėms reikės atsargų valdymo programinės įrangos.

Sistemą galima integruoti su kita verslo programine įranga, kad būtų sukurta integruota sistema ir automatizuojamos operacijos.

Atsargų kontrolės metodai ir priemonės

ABC atsargų kontrolė

Nepageidautina, kad visos atsargos būtų kontroliuojamos vienodai, nes kiekviena iš jų skiriasi atsižvelgiant į metinę vartojimo vertę.

Todėl šis atsargų kontrolės metodas naudojamas norint nustatyti kiekvieno atsargos elemento svarbą pagal jo metinę vartojimo vertę. Jie klasifikuojami kaip A, B ir C.

Didelės vertės daiktai klasifikuojami kaip „A“. Paprastai jie sudaro 15–25% atsargų, tai sudaro 75–80% metinės vartojimo vertės. Šiuos daiktus reikia griežtai kontroliuoti.

„B“ kategoriją sudaro daiktai, kurie turi mažesnę vartotojo vertę. Jį sudaro 20–30% atsargų, tai sudaro 10–15% metinės vartojimo vertės. Turi būti užtikrinta protinga šių daiktų kontrolė.

Mažiau svarbūs atsargų elementai klasifikuojami kaip „C“. Jį sudaro 45% –65% atsargų elementų, kurie sudaro 5–15% metinės vartojimo vertės. Dėl nedidelės šių daiktų vertės mažai kontroliuojama.

Trijų dėklų metodas

Jis grindžiamas Japonijos gamintojų naudojama „Kanban“ sistemos koncepcija, kuri reguliuoja prekių tiekimą naudojant kortelę su specifikacijų rinkiniu.

Darbo centrai rodo šią kortelę, kai nori iš atsargų traukti atsargas.

Visi trys padėklai, vienas augalų aukšte, vienas sandėlyje, o trečias tiekėjo patalpose, yra gerai aprūpinti „Kanban“ kortele, kad galėtų sekti atsargų judėjimą.

Panaudojus inventorių iš dėklo, padėto ant augalų grindų, jis papildomas iš laikymo dėklo. Vėliau sandėlio dėklas siunčiamas tiekėjui užpildyti iš rezervuotų atsargų. Iš karto tiekėjas pagamins daugiau atsargų, kad užpildytų tuščią šiukšliadėžę.

Pačiu laiku

Tai metodas, kai medžiagos įsigyjamos kelios valandos prieš naudojimą. Bendrovės jį naudoja norėdamos sumažinti nereikalingą atsargų apkrovą tuo atveju, jei paklausa yra mažesnė nei planuota.

Šio metodo tikslas yra padidinti atsargų apyvartą ir sumažinti saugyklų priežiūros sąnaudas.

Todėl tai nereikalauja turėti didelių atsargų. Norint išnaudoti šio metodo pranašumus, turi būti tinkamas laiko tarpas tarp medžiagų pristatymo ir gamybos ciklo.

Kompiuterizuota sistema

Šis įrankis sujungia į vieną sistemą visas atsargų valdymo funkcijas. Šio tipo programinė įranga leidžia įmonei kontroliuoti atsargų lygius, automatiškai atnaujinant atsargas, registruojant išėmimus ir peržiūrint likučius.

Integruodami atsargų kontrolės sistemą su kitomis sistemomis, tokiomis kaip apskaita ir pardavimai, kurios padeda geriau kontroliuoti atsargų lygius, jūsų nauda gali būti maksimali.

Fiksuotas užsakymo kiekis

Šiuo metodu nustatomi maksimalūs ir mažiausi atsargų lygiai. Fiksuotas didžiausias atsargų kiekis gali būti automatiškai papildomas, kai atsargų lygis pasiekia nustatytą minimalų atsargų lygį arba pertvarkymo tašką.

Atsižvelgdama į sandėliavimo plotą ir pardavimo tendencijas, įmonė turi nustatyti maksimalų ir minimalų atsargų kiekį.

Šis metodas padeda sumažinti pertvarkymo klaidas ir efektyviai valdyti atminties talpą.

Pavyzdžiai

„NetSuite ERP“

Ši sistema skirta valdyti atsargas, nepriklausomai nuo apimties ar vietos. Tai leidžia patenkinti klientų aptarnavimo lūkesčius arba tiekti darbo užsakymus į sandėlį.

Naudojant įmontuotus įrankius ir funkcijas, atsargas galima sekti keliose vietose, taip pat stebėti užsakymus ir atsargas.

Sukurtas vidutinėms ir didelėms įmonėms, sprendimas užtikrina, kad turėsite didelę atsargų dalį, kad bet kuriuo metu patenkintumėte užsakymų reikalavimus.

„Zoho“ inventorius

Ką iš karto įvertinsite šioje atsargų valdymo sistemoje, yra tai, kad ji yra „Zoho“ verslo produktyvumo programų rinkinio dalis, viena iš plačiausiai naudojamų įmonių programinės įrangos prekių ženklų.

Didelis „Zoho Inventory“ pranašumas, palyginti su kitomis sistemomis, yra suderinamumas su kitomis „Zoho“ produktyvumo programomis, leidžiančiomis stabiliai perkelti duomenis iš visų „Zoho“ produktų.

Tai reiškia, kad naudodamiesi viena platforma galite valdyti atsargas, pardavimus, žmogiškuosius išteklius ir tvarkyti santykius su klientais.

„QuickBooks“

Nors „QuickBooks“ daugeliui yra žinoma kaip puiki apskaitos programinė įranga, jos atsargų valdymo įrankis gali neatsilikti nuo geriausių atsargų valdymo įrankių rinkoje.

Atsižvelgiant į tai, kad įmonės užsiima daiktų ar paslaugų pardavimu, prasminga, kad apskaitos programinės įrangos sprendimas gali sugebėti valdyti visus šiuos elementus.

Pirmiausia „QuickBooks“ rūpinasi atnaujinamų atsargų kiekių, kurie yra perkami ar parduodami, atnaujinimu. Greitas šios funkcijos vaizdas turėtų padėti jums lengvai pasakyti, kas parduoda, tada pasakyti, ką reikia pertvarkyti.

Nors esate linkęs į kitas užduotis, „QuickBooks“ veikia fone, kad atsargos būtų įtrauktos į balansą.

Nuorodos

1. Nicole Pontius (2019 m.). 4 atsargų valdymo sistemų tipai: nuolatinis vs. Periodinė atsargų kontrolė ir jas palaikančios atsargų valdymo sistemos. Camcode. Paimta iš: camcode.com.
2. Verslo žargonai (2019). Inventorizacijos kontrolės sistema. Paimta iš: businessjargons.com.
3. Michaelas R. Lewisas (2019 m.). Kaip sukurti inventorizacijos sistemą. Wiki Kaip. Paimta iš: wikihow.com.
4. Anamas Ahmedas (2018 m.). Kas yra atsargų sistemos? Bizfluent. Paimta iš: bizfluent.com.
5. „TradeGecko“ (2019 m.). Kas yra atsargų valdymas? Paimta iš: tradegecko.com.
6. Adamas Hayesas (2019 m.). Atsargų valdymas. Investopedija. Paimta iš: invespedia.com.
7. Verslo nuoroda (2019). Atsargų valdymo sistemos. Paimta iš: referenceforbusiness.com.
8. „Finances Online“ (2019 m.). 10 geriausių 2019 metų atsargų valdymo sistemų. Paimta iš: financesonline.com.