7 PAGRINDINĖS ADMINISTRACINIO PADĖJĖJO FUNKCIJOS - DARBAS - 2025

Į administracinio padėjėjo funkcijos yra uždaviniai pagalbos ir palydos į įprastinę veiklą, kad įmonė projektuoja. Todėl jie yra būtini veiksmingam to paties veikimui.

Ši veikla paprastai kinta atsižvelgiant į įmonės, kurioje ji dirba, verslo sritį. Pavyzdžiui, specializuotose įstaigose, tokiose kaip advokatų kontoros, padėjėjai paprastai rengia specialius mokymus tam tikrai veiklai vykdyti.

Tačiau visoms sritims būdingos funkcijos, paprastai susijusios su informacijos platinimu ir valdymu biure. Tai apima dokumentų, archyvų tvarkymą ir renginių organizavimą.

Tačiau ši veikla gali tapti daug platesnė. Kai kuriais atvejais administraciniai padėjėjai taip pat privalo tvarkyti apskaitos informaciją ir netgi garantuoti įmonės technologinių išteklių veikimą.

7 pagrindinės administracinio padėjėjo funkcijos

1- Dokumentų tvarkymas

Viena iš pagrindinių administracinio padėjėjo funkcijų yra padėti biuro nariams tvarkyti dokumentus ir bylas.

Paprastai ši užduotis yra susijusi su failų saugojimu, tvarkymu ir tvarkymu.

Tačiau tam tikromis progomis jiems gali prireikti rašyti, taisyti ir peržiūrėti dokumentus.

Kai kuriose įmonėse jų netgi prašoma padiktuoti laiškus ar užrašus ir užrašyti vykstančių susitikimų protokolus.

Kai kuriais atvejais, pavyzdžiui, kai reikia kreiptis į advokatų kontorą, norint atlikti šias funkcijas, reikalingas specialus mokymas: administracijos padėjėjas turės suprasti terminologiją ir teisines procedūras.

Kita vertus, medicinos srityje dirbantiems administraciniams padėjėjams reikia skirtingų įgūdžių. Jie turi būti išmokyti dirbti su pacientais ir skaityti medicinos ataskaitas.

2 - Renginių planavimas

Biuro renginių planavimas taip pat dažnai yra administracinių padėjėjų atsakomybė. Šios atsakomybės dydis gali kisti atsižvelgiant į įmonės dydį.

Renginys gali būti tiesiog susitikimas ar verslo pietūs, tačiau tai gali būti ir didesnė konferencija ar įmonės vakarėlis.

Bet kuriuo atveju dalyvis privalo valdyti visus su renginiu susijusius kriterijus.

Tai apima susisiekimą su pardavėjais, rezervavimą, meniu ir dekoro pasirinkimą. Bet tai taip pat apima susisiekimą, pakvietimą ir patvirtinimą apie dalyvius, pranešėjus ir lektorius, jei to reikia.

3 - Asmeninis dėmesys vartotojams ir lankytojams

Klientų aptarnavimas paprastai yra viena iš dažniausiai pasitaikančių užduočių administracijos padėjėjams. Auditorija, kuriai skiriamas dėmesys, visada priklauso nuo įmonės dydžio ir orientacijos į verslą.

Mažoms įmonėms, kurios tiesiogiai tarnauja visuomenei, gali reikėti administracinio padėjėjo, kad susitiktų su klientais.

Kai tai atsitiks, jų darbas nukreiptas ir aptarnaujamas jiems einant per įmonės patalpas.

Didesnėse įmonėse administracinis padėjėjas turės lankyti kitokio pobūdžio lankytojus, tokius kaip partneriai ar stambūs tiekėjai.

Tokiu atveju jų misija bus nukreipti juos vykdant darbotvarkę ir susitikimus su vadovybe ar kitomis įmonės sritimis.

4- Telefoninis ir virtualus dėmesys

Į klientų aptarnavimo kategoriją įeina telefono ir virtualioji pagalba. Telefoninės pagalbos atveju įtraukiama klientų ir partnerių orientacija, taip pat darbotvarkių organizavimas ir administravimas.

Kalbant apie virtualų dėmesį, užduotys priklausys nuo kanalų, kuriuos įmonė teikia klientų aptarnavimui ar informacijos valdymui.

Kai kuriais atvejais tai reikalinga el. Pašto tvarkymui, atsakymui į pranešimus, persiuntimui ar archyvavimui.

Kitais atvejais, kai virtualiosios komunikacijos kanalai yra įvairesni, gali būti įtrauktos ir kitos užduotys, pavyzdžiui, tarnauti visuomenei per pokalbių sistemas ar net atsakyti į klausimus per įmonės socialinius tinklus.

Didelėse įmonėse įprasta, kad ten dirba personalas, specialiai sutelkiantis dėmesį į šių ryšių kanalų lankymą. Kai įmonės yra mažos, ši užduotis dažnai paliekama administraciniams padėjėjams.

5- Darbotvarkės administravimas

Darbotvarkės tvarkymas dažnai yra viena iš svarbiausių administracinių padėjėjų užduočių.

Ši atsakomybė apima prašymų dėl susitikimų ir susitikimų priėmimą telefonu, asmeniškai ar internetu ir jų organizavimą darbotvarkėje pagal apibrėžtus kriterijus.

Tai taip pat apima susitikimų planavimą įmonėje ir už jos ribų, darbo pietus ir verslo keliones.

Pastaruoju atveju asistentas taip pat atsako už rezervavimą skrydžiams, viešbučiams, restoranams ar posėdžių salėms, jei reikia.

6- Apskaita

Administracijos padėjėjai kartais yra atsakingi už įmonėje patiriamų išlaidų stebėjimą ir apskaitą. Šios pareigos gali būti paprastos, pavyzdžiui, tam tikrų išlaidų įrašymas į skaičiuoklę.

Kai kuriais atvejais reikalaujama, kad padėjėjas mokytų sudėtingesnes užduotis. Pvz., Jūsų atsakomybė gali apimti apskaitos atsiskaitymą vadovybei.

Paprastai tai priklauso nuo įmonės dydžio. Didelė įmonė paprastai atlieka labiau specializuotus vaidmenis; juose apskaitos informaciją tvarko tam tikslui pasamdytas asmuo.

Tačiau vienas iš pagrindinių bet kurio administracinio asistento įgūdžių yra įvaldyti biuro apskaitos programinę įrangą, tokią kaip „Microsoft Excel“.

7- Technologinis valdymas

Technologinių išteklių valdymas taip pat yra administracinių padėjėjų funkcijų dalis. Šia prasme jūs esate atsakingi už tai, kad visos įmonės veiklai reikalingos priemonės veiktų gerai.

Tai apima kompiuterinės įrangos informacijos atsarginių kopijų darymą ir antivirusinės programos atnaujinimą, be kitų užduočių.

Kita vertus, tai apima tokios įrangos kaip projektoriai ir nešiojamieji kompiuteriai valdymą.

Tai taip pat reiškia, kad reikia peržiūrėti ir prižiūrėti įrangą, reikalingą normaliam veiklos, už kurią ji yra atsakinga, plėtrai.

Tai nereiškia, kad administracinis padėjėjas turi turėti techninių žinių. Jos darbas yra susijęs su techninio personalo samdymu, kad būtų galima periodiškai atlikti įrangos priežiūrą, kad būtų išvengta nesėkmių.

Nuorodos

1. Bucky, J. (2017). Vykdomųjų sekretorių ir administracinių padėjėjų darbo pareigos. Atkurta iš: thebalance.com
2. Karjeros statytojas. (2016). Darbas administracijos asistentu - puikus pasirinkimas generolams. Atkurta iš: karjerų kūrėjas.com
3. Pffefer, J. (2016). Ką veikia medicinos administracinis padėjėjas? Atkurta iš: rasmussen.edu
4. Study.com. (SF). Administratoriaus padėjėjo pareigos. Atgauta iš: study.com