PROCESO PERDARYMAS: TIPAI, MODELIAI, ETAPAI IR PAVYZDŽIAI - DUDAS - 2025

Procesų reorganizavimas yra verslo valdymo strategija, orientuota į darbo krūvius ir verslo procesus organizacijoje analizę, siekiant iš esmės pagerinti efektyvumą, našumą ir kokybę.

Tai praktika permąstyti ir pertvarkyti darbo atlikimo būdą, siekiant geriau palaikyti organizacijos misiją ir sumažinti išlaidas. Verslo procesas reiškia susietų užduočių ar veiklų, atliekamų tam tikram rezultatui pasiekti, rinkinį.

Šaltinis: pixabay.com

Tai prasideda nuo aukšto lygio organizacijos misijos, strateginių tikslų ir klientų poreikių įvertinimo. Užduodami pagrindiniai klausimai, tokie kaip Ar misiją reikia iš naujo apibrėžti? Ar strateginiai tikslai suderinti su misija? Kas yra klientai?

Bendrovė gali pastebėti, kad ji veikia pagal abejotinas prielaidas, ypač atsižvelgiant į klientų poreikius ir norus. Tik po to, kai organizacija persvarsto, ką ji turėtų daryti, ji nusprendžia, kaip tai padaryti geriau.

Dėmesys procesams

Atlikdamas pagrindinį misijos ir tikslų vertinimą, pertvarkydamas dėmesį į organizacijos procesus, veiksmus ir procedūras, pagal kuriuos ištekliai naudojami kuriant produktus ir paslaugas, tenkinančius klientų poreikius. ar tam tikrose rinkose.

Pertvarkymas nustato, analizuoja ir perprojektuoja pagrindinius organizacijos verslo procesus, kad dramatiškai pagerėtų kritinės veiklos priemonės, tokios kaip kaina, kokybė, paslaugos ir greitis.

Informacinė technologija laikoma veikiančia kaip priemonė kurti naujas organizavimo ir bendradarbiavimo formas, o ne palaikyti esamas verslo funkcijas.

Proceso pertvarkymas išplaukia iš skirtingų disciplinų ir galima išskirti keturias pagrindines sritis, kurios gali keistis: organizaciją, technologijas, strategiją ir žmones. Šioms sritims nagrinėti naudojamas proceso vaizdas.

Tipai

Yra trys skirtingi proceso pertvarkymo tipai, kuriuos gali pradėti bet kuris verslas:

Atnaujinimas, siekiant pagerinti sąnaudas

Dėl tokio naujo tipo inžinerijos įmonė gali nepaprastai sumažinti nemažiau svarbių procesų sąnaudas, radikaliai pakeisdama šiuos procesus arba net visai juos pašalindama.

Tai peržengia tai, ką galima pasiekti įprastomis pastangomis sumažinti išlaidas.

Pertvarkymas, kad būtų konkurencingesnis

Šio tipo naujovėmis stengiamasi įsigilinti į pagrindinius verslo procesus.

Tai ketinama tapti geriausiu savo klasėje pasaulinės klasės lygiu, kartu pasiekiant konkurencinį lygiavertiškumą su įmonėmis, kurios praeityje nustatė taisykles ir nustatė pramonės standartus.

Naujoves radikaliam naujovių taškui

Šiuo naujovinimu siekiama surasti radikalius naujovių taškus ir juos pritaikyti, pakeisti galiojančias taisykles ir nustatyti naują geriausios klasės apibrėžimą visoms įmonėms, kurios bando jomis tapti.

Modeliai

ADKAR modelis

Modelis orientuojasi į žmonių pokyčių elementą, būtent į tai, kaip užtikrinti, kad dalyvaujantys darbuotojai palaikytų pokyčius ir jais tikėtų.

Tai padaręs, modelis perkelia dėmesį į verslo dimensiją, daugiausia dėmesio skirdamas pokyčių poreikio, tikslų, kuriuos reikia pasiekti, nustatymui, kaip šie tikslai bus pasiekti, ir laiko masto, per kurį jis bus įvykdytas, nustatymui.

Norint sėkmingai įgyvendinti pokyčių strategiją, reikia rūpestingai rūpintis tiek verslo, tiek asmeninėmis dimensijomis. Yra penki pagrindiniai žingsniai užtikrinant palaikymą darbuotojams.

Suvokimas

Darbuotojai turi tiksliai žinoti, kokie pokyčiai vyksta ir kodėl jie būtini. Jei darbuotojai nežino apie šiuos dalykus, jie gali prarasti motyvaciją ir kryptį strategijoje.

Vadovybė vaidina lemiamą vaidmenį užtikrinant, kad darbuotojai būtų visiškai informuoti apie visus pokyčių proceso elementus.

Noras

Palaikymą pokyčių strategijoje turėtų gauti darbuotojai. Užuot priversti pokyčius darbuotojus, įtraukdami juos į projekto viziją ir plėtrą, užtikrinsite jų paramą galutiniam rezultatui.

Žinios

Inžinerija greičiausiai pakeis darbuotojų kasdienybę ir įgūdžius, taip pat bendrus pokyčius organizacijoje.

Dėl šios priežasties darbuotojai turi būti visapusiškai remiami, kad jie įgytų ir lavintų šiuos įgūdžius.

Įgūdžiai

Šios žinios turi būti tobulinamos, tačiau tai gali įvykti tik tuo atveju, jei asmenys turi reikiamus įgūdžius.

Stiprinimas

Pokyčių procesas ir nauda asmenims, kurie keičia savo metodus, turėtų būti sustiprinta įvykus pokyčiams. Tai garantuoja, kad darbuotojai atsispiria pagundai atsigręžti į senus įpročius.

Tiltų perėjimo modelis

Pagrindinis modelio pranašumas yra tas, kad jis orientuojasi į perėjimą, o ne į pokyčius. Skirtumas tarp jų yra nedidelis, tačiau svarbus.

Pokyčiai įvyksta su žmonėmis, net jei jie su tuo nesutinka. Kita vertus, perėjimas yra tai, kas įvyksta žmonių galvose jiems kintant.

Pokytis gali įvykti labai greitai, tuo tarpu perėjimas paprastai vyksta lėčiau.

Modelis pabrėžia tris perėjimo etapus, kuriuos žmonės išgyvena patirdami pokyčius. Šitie yra:

- Nutraukimas, praradimas ir paleidimas.

- Neutrali zona.

- Nauja pradžia.

Bridgesas sako, kad žmonės kiekvieną etapą išgyvena savo tempu. Pavyzdžiui, tie, kuriems patinka pokyčiai, greičiausiai greitai pateks į trečiąjį etapą, o kiti liks pirmame arba antrame etape.

Fazės

Verslo procesų pertvarkymas nėra lengva užduotis. Jei kiekviena fazė nebus sėkmingai baigta, bandymai keistis gali būti nesėkmingi.

Identifikuokite ir perduokite pokyčių poreikį

Turi būti atliktas tyrimas. Kokie procesai gali neveikti? Ar konkurencija tam tikra prasme yra geresnė ar blogesnė nei įmonė?

Gavus visą informaciją, turėtų būti parengtas labai išsamus planas, kuriame dalyvautų įvairių departamentų vadovai.

Vadovybė turės atlikti pardavėjo vaidmenį. Turėsite perteikti didelę pokyčio viziją ir parodyti, kaip tai teigiamai paveiks net ir žemiausios kvalifikacijos darbuotojus.

Surinkite ekspertų komandą

Kaip ir bet kurio kito projekto atveju, proceso pertvarkymui reikia aukštos kvalifikacijos ir motyvuotų žmonių komandos, kuri atliks reikiamus veiksmus. Daugeliu atvejų komandą sudaro:

Vyresnysis vadybininkas

Kai reikia padaryti esminius pokyčius, jums reikia prižiūrėti, kas priima sprendimus ir su kuo tiesiogiai susisiekti.

COO

Reikės to, kas žino proceso komplikacijas. Čia įsikiša operacijų vadovas, dirbęs su procesais ir galėdamas įnešti savo plačias žinias.

Inžinerijos ekspertai

Reikės tinkamų inžinierių. Inžinerijos procesams gali prireikti patirties keliose skirtingose ​​srityse, pradedant IT ir baigiant gamyba.

Raskite neefektyvius procesus ir apibrėžkite pagrindinius veiklos rodiklius (KPI)

Turi būti apibrėžti teisingi KPI. KPI paprastai skiriasi atsižvelgiant į optimizuojamą procesą.

Tada procesus reikia sekti atskirai. Paprasčiausias būdas tai padaryti yra pažymėti jūsų verslo procesus.

Daug lengviau, jei viską rašote žingsnis po žingsnio. Čia praverčia operatyvinis vadovas, nes tai palengvina procesų apibrėžimą ir analizę.

Pats paprasčiausias būdas dirbti su procesais yra naudojant schemas. Paimkite pieštuką ir popierių ir žingsnis po žingsnio užrašykite procesus.

Jei turite daugiau žinių apie technologijas, naudodami programinę įrangą procesų analizei, viską padaryti bus daug lengviau.

Pertvarkykite procesus ir palyginkite KPI

Šiuo metu nėra daug ką pridurti. Dabar reikia toliau įgyvendinti teorijas ir žiūrėti, kaip palaikomi pagrindiniai rodikliai.

Jei pagrindiniai rodikliai parodo, kad naujas sprendimas veikia geriau, galite pradėti pamažu pritaikyti sprendimą, pradėdami jį naudoti vis daugiau ir daugiau verslo procesų.

Pavyzdžiai

„Ford Motors“

Devintajame dešimtmetyje Amerikos automobilių pramonė išgyveno nuosmukį. Siekdamas sumažinti išlaidas, „Ford“ nusprendė nuodugniai išanalizuoti kai kurių savo padalinių verslo procesus, bandydamas rasti neefektyvius procesus.

Jie pastebėjo, kad apskaitos skyriuje dirbo daugiau nei 500 žmonių. Palyginimui, tame pačiame skyriuje prie konkurentės „Mazda“ dirbo apie 100 žmonių.

Nepaisant to, kad „Ford“ buvo didesnė įmonė, jis iškėlė išmatuojamą tikslą - sumažinti to skyriaus darbuotojų skaičių iki 200 žmonių.

Jie pradėjo proceso pertvarkymo iniciatyvą, kad išsiaiškintų, kodėl skyriuje buvo tiek daug darbuotojų. Jie išanalizavo dabartinę sistemą ir nustatė, kad ji veikia taip:

- Kai pirkimo skyrius parašė pirkimo užsakymą, jis nusiuntė kopiją į mokėtinų sumų skyrių.

- Tada medžiagų kontrolės skyrius gavo prekes ir atsiuntė su mokėtinomis sąskaitomis susijusio dokumento kopiją.

- Tuo pačiu metu tiekėjas išsiuntė kvitą už pristatytas prekes į mokėtinas sąskaitas.

Visiškai naujas procesas

Mokėtinos sumos tarnautojui turėjo atitikti tris pavedimus ir, suderinęs juos, jis mokėjimą išrašė rankiniu būdu. Šis procesas departamente reikalavo daug darbo jėgos.

Užuot atlikęs nedidelius pakeitimus, „Ford“ sukūrė visiškai naują procesą. Informacinės technologijos vaidino svarbų vaidmenį šiame naujame procese.

Jie sukūrė duomenų bazę, kuriai buvo nusiųstas pranešimas, kai pirkimo skyrius pateikė užsakymą.

Kai medžiagos buvo pristatytos, sandėlio darbuotojas jas įvesdavo į kompiuterį. Tokiu būdu jis galėjo iš karto patikrinti, ar pristatytos medžiagos yra tvarkingos, kad vėliau už jas būtų sumokėta automatiškai.

Tokiu būdu buvo visiškai panaikintos mokėtinos sumos tarnautojams, siekiantiems suderinti užsakymus, ir tai sumažino kanceliarijos darbuotojų skaičių 75%.

Taco varpas

„Taco Bell“ atstatė savo verslą, daugiau dėmesio skirdamas aptarnavimo aspektui ir sutelkdamas savo gamybos sritį.

Sukūrus „K-Minus“ programą, mėsa, kukurūzai, pupelės, salotos, sūris ir pomidorai jų restoranams dabar buvo paruošti ne restorane. Restoranuose šie paruošti ingredientai buvo surinkti tik tada, kai klientas jų paprašė.

Kai kurios šio naujojo darbo būdo sėkmės buvo padidinta darbuotojų motyvacija, geresnė kokybės kontrolė, mažiau nelaimingų atsitikimų, didesnės santaupos ir daugiau laiko skirti klientų aptarnavimui.

Privalumai ir trūkumai

-Pagalba

Sumažinkite išlaidas ir važiavimo ciklą laiką

Proceso pertvarkymas sumažina išlaidas ir ciklo laiką, pašalindamas neveiksmingą veiklą ir jas atliekančius darbuotojus.

Komandos pertvarkymas sumažina skirtingų valdymo lygių poreikį, pagreitina informacijos srautus, pašalina klaidas ir pertvarkymus, kuriuos sukelia keli perdavimai.

Pagerinkite kokybę

Proceso pertvarkymas pagerina kokybę, nes sumažėja darbo susiskaidymas ir nustatoma aiški nuosavybės atsakomybė už procesus.

Darbuotojai prisiima atsakomybę už savo produkciją ir gali įvertinti jų rezultatus remdamiesi greitais atsiliepimais.

Padidinkite produktyvumą

Proceso pertvarkymo tikslas yra modernizuoti pasenusius procesus ir dažnai pasiekti laiką taupančius rezultatus. Pavyzdžiui, organizacija gali sužinoti, kad tam tikrą procesą gali vykdyti du darbuotojai, o ne keturi.

Orientacija į klientą

Pereinant nuo orientuotos į užduotis prie orientuotos į procesą, pagrindinis dėmesys skiriamas klientui. Tai turi pranašumą, kad visi nesvarbūs procesai greitai iškyla į priekį, po to juos galima lengvai pašalinti arba modifikuoti.

Gerinti konkurencinę padėtį

Paprastai pokyčiai, kuriuos daro organizacija, pastebimi tik pamažu. Tačiau norėdami išlikti konkurencingi ir patenkinti klientų poreikius, turite tinkamai elgtis.

Atnaujinant procesą, radikalūs pokyčiai įgyvendinami per palyginti trumpą laiką.

- Trūkumai

Personalo adaptacija

Kai kurie darbuotojai gali neprisitaikyti prie pokyčių, o nauji vadovai gali jaustis priblokšti. Kiti darbuotojai pasensta, jei jų pagrindinis vaidmuo bus pašalintas kaip proceso peržiūra.

Jei darbuotojas pirmadienio rytą išgirs, kad buvo pakeistas visas jų pareigybių aprašymas, tai gali atrodyti varginanti.

Štai kodėl labai svarbu, kad apie įgyvendintus pokyčius darbuotojui būtų pranešama gerai.

Reikia investicijų

Proceso pertvarkymas paprastai reikalauja investicijų, ypač į technologijas. Pasenę metodai, pavyzdžiui, užduoties atlikimas rankiniu būdu, keičiami kompiuterio programomis.

Programos padidina efektyvumą ir sumažina klaidų skaičių, tačiau įmonė turi investuoti į programinę įrangą ir mokymą, brangų variantą įmonėms, norinčioms nedelsiant sumažinti išlaidas.

Nuorodos

1. Vikipedija, nemokama enciklopedija (2019). Verslo procesų pertvarkymas. Paimta iš: en.wikipedia.org.
2. Sonia Pearson (2019 m.). Verslo proceso naujovinimas (BPR): apibrėžimas, žingsniai, pavyzdžiai. Tallyfy. Paimta iš: tallyfy.com.
3. Janse (2018). Verslo proceso reinžinerija (BPR). „ToolsHero“: Paimta iš: toolshero.com.
4. Katayoun Atefi (1997). Formalūs verslo procesų perprojektavimo modeliai projektuojant ir patvirtinant projektą. Paimta iš: eil.utoronto.ca.
5. Protingas ISM (2019 m.). Padaryti jūsų verslą konkurencingesnį dėl verslo procesų pertvarkymo (BPR). Paimta iš: cleverism.com.
6. Įmonės organizacija (2017 m.). Inžinerijos tipai. Paimta iš: organizacionempresa.xyz.
7. Verslo žargonai (2019). Verslo proceso inžinerija. Paimta iš: businessjargons.com.
8. Anna Assad (2017). BPR trūkumai ir privalumai. Bizfluent. Paimta iš: bizfluent.com.