KAIP ATRODO VIEŠBUČIO ORGANIZACINĖ SCHEMA? (IR JO FUNKCIJOS) - DARBAS - 2025

Viešbučio organizacinė schema parodo darbus, kurių reikia viešbučiui, norint atlikti savo darbo procesus, misiją, viziją ir vertybes. Kiekvienam viešbučiui, nesvarbu, ar jis mažas, vidutinis ar didelis, reikalinga organizacinė struktūra, kad jis galėtų vykdyti savo kasdienes operacijas.

Organizacijos schema naudojama siekiant padėti paskirstyti užduotis, nurodyti kiekvieno skyriaus darbą ir perduoti įgaliojimus departamentuose ir tarp jų. Tai naudinga žmonėms, dirbantiems organizacijoje, taip pat kandidatams, naujiems darbuotojams, investuotojams, bendradarbiams ir kitiems.

Aukščiau pateikta organizacinė schema būdinga 5 žvaigždučių viešbučiui, nors 4 žvaigždučių viešbutyje gali būti tas pats ar daugiau skyrių. Žvaigždžių skaičių galima sumažinti arba padidinti, neatsižvelgiant į skyrių skaičių.

Pavyzdžiui, „NY King“ viešbutis galėtų išlaikyti visus departamentus ir patobulinti nuo 4 iki 5 žvaigždučių. Arba atvirkščiai; pažeminkite nuo 5 iki 4 žvaigždučių ir išlaikykite visus skyrius.

Butų skaičius skirsis priklausomai nuo siūlomų paslaugų. 5 žvaigždučių prabangiame viešbutyje gali būti teikiamos turizmo paslaugos klientams, sporto salė, baseinas, teniso kortai, SPA, diskoteka … Kitas mažesnis viešbutis neturės šių papildomų paslaugų, todėl jam nereikės tiek darbuotojų, kiek skyriai.

Dažniausiai pasitaikančios aukštesnės pareigos viešbutyje yra: vadybininkas, rinkodaros vadybininkas, apskaitos vadybininkas, personalo vadovas, inžinerijos vadybininkas, pirkimų vadybininkas, kambarių tvarkytojas ir restorano vadovas.

Iš šių pozicijų susidaro kitos, prastesnės, nors ir ne mažiau svarbios vykdant pagrindinę viešbučio funkciją; apgyvendinti svečius, teikiančius aukščiausią įmanomą kokybę, atsižvelgiant į kiekvieno viešbučio žvaigždžių skaičių.

Kas atsakingas už viešbučio organizavimo schemos sudarymą?

Paprastai asmuo, atsakingas už organizacijos struktūros atlikimą įmonėje, yra žmogiškųjų išteklių direktorius.

Be organizacijos schemos, jums reikės gerai apibrėžti darbo pozicijas „pareigybės aprašyme“, kad kiekvieno darbuotojo funkcijos būtų tiksliai apibrėžtos. Tai bus būtina įdarbinant naujus darbuotojus ir kiekvienam darbuotojui žinant, ką daryti.

Kita vertus, yra viešbučių, kurie perkelia žmogiškųjų išteklių funkcijas, ypač mažesnių viešbučių, kurie nepriklauso viešbučių tinklams.

Įprasti darbai viešbutyje ir jų funkcijos

1- Generalinis direktorius / viešbučio direktorius

Tai didžiausia atsakomybė:

• Jis yra atsakingas už viešbučio administravimą, kontrolę ir plėtrą, tikrindamas, ar visos kitos departamento teritorijos dirba geriausiu įmanomu būdu.
• Apibrėžkite įmonės politiką ir tikslus, kurių reikia siekti.
• Įsitikinkite, kad kiekvienas departamentas įgyvendina užsibrėžtus tikslus ir teikia nepriekaištingą paslaugų kokybę.
• Tai valdo žmogiškųjų išteklių valdymą, rinkodarą, saugumą, kokybę ir visų reikiamų aspektų, reikalingų teisingam viešbučio darbui, koordinavimą.

2 - Pardavimų vadybininkas

Pagrindinė jo funkcija yra ne tik papildyti kitus pagrindinius skyrius, bet ir atsisakyti pardavimo ir reklamos:

• Rasti klientų.
• Dovanoti įmonei.
• Siūlykite paslaugas.
• Artimi sandoriai su klientais.
• Kurti reklamos strategijas.
• Skatinti viešbučių paslaugas.
• Ieškokite potencialių klientų.
• Pateikite pardavimo rezultatus apskaitos ir finansų skyriui.

Pardavimų asistentas

Pagrindinis šios pareigos tikslas yra palaikyti jūsų viršininko, viršininko ir (arba) pardavimų vadybininko darbą, kontroliuoti, klasifikuoti ir užsakyti atliktus pardavimus, be to, kad sąskaitos faktūros būtų renkamos tinkamam procesui vykdyti administracine tvarka.

Kambarių skyrius bus atsakingas už rezervavimo užklausų gavimą ir klientų aptarnavimą šiuo tikslu, taip pat už čekių ir mokėjimų už juos kontrolę.

Taip pat turėtumėte prižiūrėti, kad kambariai būtų švarūs, glaudžiai bendradarbiaudami su registratoriais ir namų tvarkytojais.

Jiems pavesta nustatyti laisvų kambarių skaičių ir priimti bei patvirtinti išlygas.

Rezervavimo vadovas arba vadybininkas yra atsakingas už gerą skyriaus darbą, o rezervavimo agentai atlieka rezervavimo tvarkymo funkcijas visomis skirtingomis priemonėmis, kurios atvyksta (žiniasklaida, grupinės rezervacijos, internetinės, ekskursijos, operatoriai, ir tt), tvarkykite pinigus iš atitinkamų indėlių ir garantuokite padarytas rezervacijas.

Pardavimų vadybininkas

Tai yra vienas iš svarbiausių darbų, nes jūs esate atsakingi už pardavėjų portfelį, kuriam turite pasakyti, ką jie turi padaryti.

Jis yra atsakingas už tai, ką daro kiekvienas iš savo darbuotojų, jis turi žinoti visų sąskaitų judėjimą ir, jei dėl jų kyla kokių nors problemų, jis turi prisiimti atsakomybę už tai.

Turite pateikti išsamų sąskaitos išrašų rodyklę, turite iniciatyvos, kad gautumėte svarbias jūsų įmonės sąskaitas.

Įmonės sėkmė ar nesėkmė priklauso nuo jų, tai labai sudėtinga pozicija, reikalaujanti ypatingo atsidavimo ir atsakomybės lygio.

3 - Paslaugų vadybininkas

Jis yra atsakingas už aptarnavimo skyriaus priežiūrą:

• Kontroliuokite išlaidas.
• Gaukite ištikimą klientūrą.
• Skatinti gerus darbuotojų santykius.
• Išspręskite visų klientų abejones ir rūpesčius.
• Pasiekite pardavimo tikslus.
• Parodykite pavyzdį laikydamiesi etikos standartų.
• Įsitikinkite, kad siūloma aukšta kokybė ir kad verslas yra pelningas.

Administravimas ir finansai

Tai svarbi pozicija, nes ji kontroliuoja administracinius reikalus, ji turi susitarti su generaliniu direktoriumi, kaip bus paskirstyti reikalai, ir informuoti jį apie įvairius su jais susijusius etapus ir įvykius.

Jūs turite valdyti finansinius išteklius, biudžetus, išlaidas, išlaidas ir investicijas kartu su bendrovės direktoratais ir padaliniais.

Ji prižiūri finansinių išteklių valdymą, koordinuoja vyriausybės reguliuojamus patikos fondus, prižiūri su personalo administravimu susijusius procesus.

Mano ir prižiūri materialinių išteklių, turto ir bendrųjų korporacijos paslaugų tiekimą ir įsigijimą.

Verslo strategijos

Kaip rodo jo pavadinimas, jis yra atsakingas už strategijų ir planų, skirtų patekti į naujas rinkas ir sustiprinti įmonės stipriąsias puses, kūrimą, taip pat už kiekvieno asociacijos ar organizacijos nario patirties ir žinių tobulinimą.

Pagrindinė jo veikla yra nukreipta į tiesioginę atsakomybę už įmonės pardavimų veiklą, rinkodaros valdymą, reklamavimą ir platinimą, pardavimų planavimą, įvairių paskirstymų organizavimą.

Priskirkite tikslus, kurių reikia pasiekti, atsižvelgiant į pardavimus, atsižvelgiant į produktus ir sritis, sukurkite strateginius planus, kaip pagerinti įmonės sėkmę, ištirti klientus ir vietoves, kurias galbūt labiau tinka reklamuoti.

Tai skatina komandinio darbo atmosferą skatinant atsakingo personalo pardavimo dvasią.

Išanalizuokite galimas problemų priežastis ir klientų skundus.

Projektavimo politika, siekiant nustatyti kainas ir pardavimo sąlygas.

Sukurkite planus, kaip padidinti jūsų skyriaus žmonių mokymo pažangą.

Jis yra atsakingas už įvairių procedūrų ir paslaugų kokybės patobulinimų priėmimą, filtravimą ir paskirstymą.

Kontrolierius ir apskaita

Departamentas, atsakingas už finansinių ir apskaitos operacijų analizę ir kontrolę.

Jis taip pat skirtas metinių biudžetų rengimui, pajamų prognozėms, finansinėms ataskaitoms rengti, finansinės padėties ataskaitų sudarymui, kontrolieriaus auditui dalyvauti ir kt.

Pirkimai

Tai labai svarbi teisinga darbo plėtra įmonėje, nes jie yra atsakingi už tiekimo grandinę ir visų reikalingų prekių pirkimą, kad įstaiga galėtų efektyviai veikti.

Tai gali būti pirkimai, skirti įmonei naudoti kaip perpardavimą ir (arba) žaliavas savo gaminiams gaminti.

Į šį mokestį taip pat įeina paslaugų, susijusių su transportavimu ar rinkodara, pirkimas.

Jie yra atsakingi už informacijos ir kompiuterinių sistemų naudojimą organizacijos valdymui.

Jie planuoja ir vadovauja visai veiklai, susijusiai su informacinėmis technologijomis ir technologijomis įmonėje, kurioje dirba.

Jie nustato verslo tikslus rengiant planus, kad būtų pasiekti anksčiau nurodyti tikslai.

4- Vadovo padėjėjas

Jam pavesta atlikti visas vadovo pareigas, kai pastarojo nėra.

Apskritai, jis nepriima svarbių sprendimų prieš tai nepasitaręs su vadovu, tačiau turi sprendimų dėl įprastų ir bendrų reikalų, kurie gali kilti normaliai dirbant viešbutyje.

Jūs turite būti išmokytas su visa informacija ir žiniomis, reikalingomis tokioms svarbioms pareigoms užimti, žinoti visas funkcijas, personalą, jų užduotis, pakeitimus ir pan.

Be to, teisinių normų išmanymas yra tas, ko negali trūkti, kad išvengtumėte nesklandumų su įstatymais.

Turite greitai išspręsti ir turėti B planą, kad viskas vyktų taip, kaip tikėtasi.

Kvartalo skyriaus vedėja

Jo darbas susideda iš planavimo, priežiūros ir kontrolės, kad būtų vykdoma kiekviena su jo sritimi susijusi politika:

• Suplanuokite ir prižiūrėkite grupių ir konvencijų veikimą.
• Išanalizuokite mėnesio statistiką.
• Nustatykite paslaugų teikimo jūsų rajone standartus ir normas.
• Gaukite skundus, susijusius su jūsų rajonu.
• Derina su techninės priežiūros vadovu, kaip teisingai atlikti savo užduotis.

Priėmimo vadovas

Organizuoti ir kontroliuoti priėmimo skyriaus užduotis:

• Susikurkite savo atsakingų darbuotojų tvarkaraštį.
• Tvarkykite skundus.
• Prireikus jis bendrauja su kitais departamentais.
• Jie rūpinasi klientų aptarnavimu ir išsprendžia bet kokius klausimus ar rūpesčius.
• Jis yra pagrindinis atsakingas už ryšį su klientu.

Namų tvarkytoja

Šis skyrius turi daugiausiai darbuotojų, atsakingų už visą viešbutį, ir jis yra atsakingas už visos įstaigos valymą: tiek bendrojo viešbučio patalpas, tiek koridorius, biurus, kambarius ir kt.

Ši pozicija yra nepaprastai svarbi, nes švara yra viešbučio vizitinė kortelė, nuo to priklauso didelė sėkmės ar nesėkmės dalis.

Jūs turite būti apmokyti, darbuotojai turi būti draugiški ir perduoti šilumą svečiams.

Maisto ir gėrimų vadybininkas

Jis yra atsakingas už kiekvieno patiekalo ir gėrimų, kurie yra paruošti viešbučio virtuvės zonoje, paruošimą ir dekoravimą, vadovaujantis receptais ir standartais, kuriuos anksčiau nustatė viešbutis.

Užtikrinkite teisingą kitų darbuotojų funkcijų vykdymą, gerą atsargų valdymą, venkite eikvoti medžiagas, rengkite meniu, prižiūrėkite desertų, skysčių, bendro inventoriaus plotą ir kt.

Turite atlikti reikiamus pirkinius ir kontroliuoti sandėlius.

Kontroliuokite visą personalą, kuriam pavesta jūsų atsakomybė.

Klientų aptarnavimo kapitonas

Atsakingas vadovui už teisingą restorano ar kavinės teikiamų paslaugų veikimą.

• Priimkite klientą.
• Jis lydi jį prie stalo.
• Gaukite pasiūlymų.
• Atsisakyk valgyklos.
• Patikrinkite, ar visi dirba savo darbus.
• Patikrinkite atsargas.
• Jei reikia, padėkite padavėjams.

Jam pavesta kontroliuoti darbuotojus, sudaryti valgiaraščius, prižiūrėti, kaip racionaliai naudojamos žaliavos ir kitos prekės, kontroliuoti patiekalų produkciją ir kokybę, nustatyti kitų jo vadovaujamų darbuotojų darbo valandas.

Bendrųjų paslaugų vadovas

Jam pavesta rengti metinę mašinų ir įrangos priežiūros ir prevencijos programą.

Imkitės visų būtinų priemonių, kad išlaikytumėte ir pagerintumėte turto architektūrines sąlygas.

Pagrindinių paslaugų administravimas, palaikykite ją sudarančias sritis, saugokite turto ir jame esančių asmenų saugumą, sudarykite saugos ir higienos komisiją.

Techninės priežiūros vadovas

• Turite pašalinti visas problemas per rekordiškai trumpą laiką, kad gamyba nebūtų nutraukta.
• Turite organizuoti ir koordinuoti viso jūsų atsakingo personalo priežiūros darbų užsakymus.
• Koordinuoti medžiagų, reikalingų priežiūros darbams atlikti, pristatymą ir gavimą.
• Patikrinkite atliktų darbų tvarką ir kokybę.
• Leisti išvežti sandėlyje laikomas medžiagas.
• Jei reikia, jis turi mokyti apie įrenginius, medžiagas ir įrankius, esančius patalpose.

Saugumo viršininkas

Ji atsakinga už profesinių pavojų prevenciją.

• Išanalizuokite galimas rizikos situacijas.
• Sudarykite saugos planus.
• Apžiūrėkite komandą.
• Monitorių sistemos.
• Užtikrina klientų ir darbuotojų saugumą.
• Parengti ataskaitas apie viską, kas buvo padaryta ir nutiko.
• Parkavimo kontrolė.

Sodo valdytojas

Atsakingas už viską, kas susiję su sodu ir jo priežiūra.

Administracijos vadovas

Jos funkcija yra planuoti ir vadovauti įmonės administraciniam valdymui.

• Tvarkykite santykius su tiekėjais.
• Personalo drausminė kontrolė.
• Kurti gamybos strategijas ir kt.

Žmogiškųjų išteklių vadovas

Jis yra atsakingas už viską, kas susiję su žmogiškųjų išteklių kontrole, ir palaiko tiesioginius ryšius su generaline vadovybe ir kitais vadovais.

• Turite palaikyti palankią darbo aplinką.
• Organizuokite HR posistemius.
• Tarpininkauti tarp darbuotojų kylančius konfliktus.
• Užtikrinti darbuotojų ir įmonės santykių gerovę.

Sandėlio vadovas

Tai kontroliuoja visų medžiagų, įrangos, gaminių, įrankių ir apskritai viso įmonei priklausančio turto įvestį ir išėjimą.

Ji taip pat vykdo auditą ir inventorizaciją, siekdama teisingos ir veiksmingos kontrolės.

Apskaitos asistentas

Jo darbas yra susijęs su apskaitos užduotimis, tarp daugelio jo funkcijų galime rasti:

• Atsargų valdymas.
• Paslaugos moka.
• Mokesčių deklaracijos.

Administracinis Asistentas

Pagrindinės jo funkcijos yra:

• Susirašinėjimo tvarkymas, dokumentų gavimas, atsiliepimai į skambučius, vizitai, dokumentų įforminimas, bylų tvarkymas, darbotvarkės atnaujinimas ir kt.

Kita schema yra: