ADMINISTRACINĖ KONTROLĖ: KONTROLĖS SISTEMOS, TIKSLAI, PAVYZDŽIAI - DUDAS - 2025

Administracinė kontrolė apibrėžiama kaip procesas, kurio vadovai įtaką kitų organizacijos narių įgyvendinti strategijas. Jis vykdomas remiantis informacija, kurią gauna vadovai.

Jis susijęs su koordinavimu, išteklių paskirstymu, motyvacija ir veiklos įvertinimu. Valdymo kontrolės praktika ir valdymo kontrolės sistemų projektavimas remiasi daugeliu akademinių disciplinų.

Šaltinis: pixabay.com

Administracinė kontrolė apima išsamų matavimą. Todėl jis yra susijęs ir reikalauja apskaitos, ypač valdymo apskaitos, įvesties. Antra, tai susiję su išteklių paskirstymo sprendimais. Todėl jis yra susijęs ir reikalauja ekonomikos, ypač vadybos ekonomikos, indėlio.

Trečia, tai susiję su bendravimu ir darbo motyvacija. Tai reiškia, kad ji yra susijusi ir reikalauja socialinės psichologijos, ypač organizacinio elgesio, indėlio.

Prasta įmonės kontrolė kelia didelę grėsmę, pavyzdžiui, neveiksmingą išteklių naudojimą, tvarkymo klaidas, mažesnį pelningumą, nepakankamą teisės aktų laikymąsi ir darbuotojų vagystes ar turto pasisavinimą.

Planavimas ir kontrolė

Tarp planavimo ir kontrolės yra glaudus ryšys. Planavimas yra procesas, kurio metu nustatomi organizacijos tikslai ir tikslams pasiekti būdai. Kontrolė yra procesas, kuris išmatuoja ir nukreipia realų atlikimą pagal planuojamus organizacijos tikslus.

Sudarius strategijas ir sudarius planus, pagrindinė vadovybės užduotis yra imtis priemonių užtikrinti, kad šie planai būtų vykdomi, arba, jei to reikalauja sąlygos, planus pakeisti.

Administracinė kontrolė yra viena iš vadybos funkcijų, kaip ir planavimas, organizavimas, priežiūra ir vadovavimas.

Tai yra svarbi funkcija, nes ji padeda patikrinti klaidas ir imtis taisomųjų veiksmų, siekiant sumažinti nukrypimus nuo standartų ir norimais būdais pasiekti nurodytus organizacijos tikslus.

Administracinę kontrolę galima apibrėžti kaip sistemos funkciją, kuri pagal poreikį koreguoja operacijas, kad būtų pasiektas planas, arba kad sistemos tikslų pokyčiai neviršytų leistinų ribų.

Administracinės kontrolės sistemos

Tai yra sistemos, kurios renka ir naudoja informaciją įvairių verslo išteklių, tokių kaip žmogiškieji, fiziniai, finansiniai ir apskritai organizacija, rezultatams įvertinti, kaip vykdomos valdymo strategijos.

Todėl tai yra oficialių procedūrų rinkinys, būtinas administraciniam ir ekonominiam efektyvumui didinti. Vadovai tai naudoja norėdami palaikyti ar pakeisti organizacijos veiklos standartus.

Būdama neatsiejama visos įmonės kontrolės sistemos dalimi, jos tikslas yra garantuoti visišką ir savalaikį vadovybės planų ir politikos įgyvendinimą.

Jie gali apimti viską, pradedant nuo atsargų užsakymo, baigiant planuotu turto naudojimu, darbų paskirstymu ar atsargų tvarkymu.

Valdymo kontrolės sistema yra būdas, kuriuo vadovai gali dokumentuoti savo organizacijos strategijas ar politiką. Tai taip pat yra būdas įvertinti vidinių įmonės procesų efektyvumą, palyginti juos su deklaruojamais tikslais ir politika.

Verslo įrankis

Valdymo kontrolės sistema yra verslo priemonė, galinti parodyti, kaip organizacija veikia pagal savo tikslus.

Tačiau administracinė kontrolė yra tik viena iš priemonių, kurią vadovai naudoja norimoms strategijoms įgyvendinti.

Strategijos įgyvendinamos ne tik vykdant administracinę kontrolę, bet ir įgyvendinant organizacinę struktūrą, žmogiškųjų išteklių valdymą ir organizacinę kultūrą.

Komponentai

Administracinės kontrolės sistema yra priemonė, padedanti vadovybei nukreipti organizaciją į jos strateginius tikslus ir konkurencinį pranašumą. Paprastai suprantama, kad jį sudaro trys komponentai:

- Standartų nustatymas.

- Faktinių rezultatų vertinimas pagal šiuos standartus.

- Imtis taisomųjų priemonių nuo nukrypimų nuo taisyklių ir planų.

Sunkumai

Bendrovių administracinės kontrolės sistemos yra dvi bendros problemos.

- mokėti atpažinti sritis, kuriose reikalinga didesnė kontrolė.

- Sugebėjimas atpažinti, kai esami valdymo prietaisai yra neveiksmingi ar netinkami.

tikslus

Administracinės kontrolės tikslai - tai finansinės informacijos patikimumas, savalaikis grįžtamasis ryšys apie veiklos ar strateginių tikslų pasiekimą ir įstatymų ir kitų teisės aktų laikymasis.

Klaidų aptikimas

Pažeidimas įmonės valdyme gali pakenkti bendrųjų įmonės tikslų įgyvendinimui, todėl ji gali prarasti konkurenciją ir tol, kol nebus pakenkta jos pačios išlikimui.

Todėl tampa svarbu greitai nustatyti anomalijas. Panašiai galima nustatyti skirtingas grandines ir sritis, kurios, nepaisant rimtų anomalijų ar nesėkmių, galėtų būti optimizuotos bendrai įmonės gerovei.

Parodykite, kad viskas veikia teisingai

Administracinė kontrolė patikrina, ar viskas veikia gerai, ir kad siūlomi tikslai ir administraciniu lygmeniu nustatyti pelno, pardavimo, saugumo ir kt. Lygiai yra pasiekti be esminių pakeitimų.

Tokiu būdu įmonė tampa saugesnė, jos standartai ir operatyviniai sprendimų priėmimo procesai yra tvirtesni.

Veikite, kai reikia

Padėties nustatymas nėra labai naudingas, jei dėl išsamios ir konkrečios informacijos, kurią teikia administracinė kontrolė, nesiimama konkrečių veiksmų neigiamoms aplinkybėms nukreipti.

Bendraukite ir motyvuokite darbuotojus

Tikslios žinios apie įmonės būklę, įskaitant jos klaidas, problemas ir teisingai pašalintus aspektus, skatina geresnį bendravimą su darbuotojais, motyvuodamos juos garantuoti, kad reikiami aspektai bus patobulinti arba kad bus laikomasi teisingos linijos.

Įgyvendinkite prevencines priemones

Dėl per anksti diagnozuotų specifinių problemų, kurias nustato administracinė kontrolė, korekciniai veiksmai nebūtini, nes jie pakeičiami tik prevenciniais veiksmais.

Privalumas

Didžiausias vadybinės kontrolės pranašumas yra tas, kad ji sukuria vadovavimo ir kontrolės ciklą verslo vadovybei. Sprendimų priėmimas supaprastintas, nes dalyvauja mažiau asmenų.

Tai padeda vadovams įvertinti realų darbą ir yra vadovas tikslams pasiekti.

Padeda decentralizacijai

Šiuolaikinė verslo organizacijų tendencija yra decentralizacija, kuriai reikalinga kontrolės sistema.

Decentralizuojant sprendimus priimanti valdžia yra paskirstyta visoje organizacijoje.

Vadovybė privalo išlaikyti kontrolę savo rankose, kad pamatytų, ar autoritetas naudojamas tinkamai. Be tinkamos administracinės kontrolės decentralizavimas negali būti sėkmingas.

Padeda koordinuoti

Šiuolaikinių įmonių skaičius auga. Juose dirba didelis kapitalo kiekis ir daugybė žmonių.

Tai sukuria tinkamos kontrolės problemą, nes yra daugybė padalinių, kurie gamina ir platina skirtingus produktus. Norint koordinuoti jų veiklą, reikalinga kontrolės sistema.

Supaprastinkite priežiūrą

Paprastinkite stebėjimą nurodydami reikšmingus nukrypimus. Palaiko kontroliuojamus darbuotojus.

Gera kontrolės sistema labai greitai aptinka silpnąsias vietas. Tai padeda išplėsti kontrolės sritį visais lygmenimis.

Padidinkite motyvaciją

Kontrolės metodai sukuria tvarkos ir drausmės atmosferą organizacijoje, nustatant nukrypimus ir nustatant už juos atsakingus veiksnius.

Tai padidina darbuotojų motyvaciją, nes jie žino darbą, už kurį yra atsakingi.

Trūkumai

Administracinės kontrolės trūkumas yra tas, kad tai gali atgrasyti nuo kūrybiškumo ir naujovių, nes įmonė tampa labiau standartizuota ir mažiau lanksti.

Organizacijos, turinčios griežtą administracinę kontrolę, dažnai yra mažiau pajėgios prisitaikyti prie rinkos, savo pramonės ar teisinės aplinkos pokyčių, apribodamos galimų idėjų ir planų apimtį.

Sunkumai nustatant kiekybinius standartus

Administracinė kontrolė praranda savo veiksmingumą, kai veiklos standarto neįmanoma apibrėžti kiekybiškai.

Labai sunku nustatyti kiekybinį žmogaus elgesio, efektyvumo lygio, pasitenkinimo darbu, darbuotojų motyvacijos ir kt. Standartus. Tokiais atvejais sprendimą priima vadovas.

Negalima kontroliuoti išorinių veiksnių

Bendrovė negali kontroliuoti išorinių veiksnių, tokių kaip vyriausybės politika, technologiniai pokyčiai, mados pokyčiai, konkurencijos politikos pokyčiai ir kt.

Darbuotojų pasipriešinimas

Žmonės, esantys pietuose, gali jaustis nepakankamai įvertinti ir nepatenkinti, nes jiems neleidžiama pateikti savo idėjų. Darbuotojai mano, kad kontrolė sumažina jų veiksmų laisvę. Tai gali sukelti didelę darbuotojų kaitą.

Darbuotojai dažnai priešinasi kontrolei. Dėl to sumažėja jo efektyvumas.

Brangus reikalas

Organizacijos turi išleisti daug laiko ir pinigų, kad įdiegtų administracinę kontrolės sistemą.

Nauda turi būti didesnė už sąnaudas, tada bus veiksminga tik kontrolė, kitaip tai sukels neveiksmingumą.

Svarba

Be administracinės kontrolės valdymo procesas yra neišsamus. Įmonėse kontrolės poreikis atsiranda dėl kelių veiksnių:

- Didelėse organizacijose sunku nustatyti visiškai tikslius veiklos standartus. Kita vertus, vadovui reikia visokios ir savalaikės informacijos, kuri ne visada prieinama. Norint įvertinti standartų tikslumą, reikalinga kontrolė.

- Darbuotojams yra patikėtos didelės pinigų sumos ir vertingi ištekliai. Tačiau nesant kontrolės darbuotojai gali atsiduoti pagundoms. Veiksminga kontrolės sistema padeda sumažinti nesąžiningą darbuotojų elgesį.

- Nesant kontrolės, darbuotojai gali atsipalaiduoti stengdamiesi ir jų darbas gali nukristi žemiau įprasto.

Kontrolės būdu užtikrinama, kad organizacijos ištekliai būtų gaunami ir efektyviai naudojami norimiems tikslams pasiekti. Administracinė kontrolė teikia šiuos privalumus:

Politikos patikrinimas

Tai leidžia vadovybei patikrinti skirtingų planų kokybę. Taigi jis gali atskleisti, kuriuos planus reikia pertvarkyti ar kuriuos tikslus reikia modifikuoti.

Dėl aplinkos pokyčių originalūs planai gali būti neįgyvendinami arba gali būti nepakankami. Kontrolė padeda peržiūrėti ir atnaujinti planus.

Vadovo atsakomybė

Net kai vadovas paskiria tam tikrą veiklą ir deleguoja valdžią savo pavaldiniams, jis vis tiek yra atsakingas už galutinį pasirodymą.

Todėl vadovas turi patikrinti savo pavaldinių darbą, kad įsitikintų, jog jie norimą būdu naudojasi įgaliotaja institucija.

Administracinė kontrolė leidžia vadovams vykdyti savo pareigas ir tuo pat metu perduoti įgaliojimus.

Motyvatorius

Įkvėpkite darbuotojus sunkiai dirbti ir geriau dirbti. Sužinoję, kad jų pasirodymas yra vertinamas ir jų atlygis susietas su tuo įvertinimu, jie stengsis prisidėti stengdamiesi.

Efektyvumas

Kontrolė prisideda prie operacijų efektyvumo, daugiausia dėmesio skiriant tikslų pasiekimui. Todėl tai leidžia vadovams aptikti ir ištaisyti klaidas dar neprasidėjus rimtoms, taip sumažinant atliekas ir nuostolius.

Pavyzdžiai

Administracinė kontrolė yra bet koks procesas, praktika, politika, įrankis, matavimas ar sistema, įdiegta tam, kad valdymas galėtų nukreipti organizacijos išteklius. Toliau pateikiami aiškinamieji pavyzdžiai:

Reikalavimų kontrolė

Formaliai dokumentuokite planus kaip reikalavimus ir tvarkykite šių planų pakeitimus.

Finansinė kontrolė

Finansinė kontrolė, tokia kaip biudžeto rengimo, stebėjimo ir apskaitos praktika.

Veiklos stebėjimas

Susitarimo su darbuotojais dėl tikslų rinkinio ir rezultatų įvertinimo pagal tuos tikslus procesas.

Priežiūra

Darbuotojų veiklos stebėjimas, siekiant pagerinti darbo našumą, efektyvumą ir kokybę.

Keisti valdymą

Organizacijos pokyčių pateikimo, įvertinimo, patvirtinimo, prioritetų nustatymo, įgyvendinimo, komunikacijos ir peržiūros procesas.

Saugumo kontrolė

Įgyvendinkite apsaugos ir atsakomąsias priemones, kad išvengtumėte pavojaus žmonėms, turtui ir informacijai.

Atitikties patikrinimai

Procesų, procedūrų, sistemų, kontrolės priemonių, matavimų ir ataskaitų įgyvendinimas, kad būtų laikomasi įstatymų ir kitų teisės aktų, standartų ir vidaus politikos.

Lyginamoji analizė

Tai yra nuolatinis bendrovės veiklos rezultatų palyginimo su dabartine pramone, konkurencija ar geriausia praktika analizės procesas.

Nuolatinis tobulinimas

Tai pasikartojantis daiktų matavimo, patobulinimo ir pakartotinio matavimo procesas.

QA

Įsitikinkite, kad išvestys atitinka specifikacijas. Pvz., Įgyvendinkite gaminių bandymo procesą gamybos linijoje.

Kokybės garantija

Tai yra būsimų kokybės nesėkmių prevencijos procesas. Pavyzdžiui, praktika tirti visų kokybės nesėkmių pagrindinę priežastį, siekiant nustatyti patobulinimus.

Automatika

Pagerinkite produktyvumą, efektyvumą ir kokybę, pakeisdami darbą automatika.

Duomenų valdymas

Duomenų valdymas tokiose srityse kaip duomenų kokybė, duomenų protėviai, saugumas, integracija ir atitiktis.

Atsargų valdymas

Reguliuokite ir apskaitykite atsargas, kad išvengtumėte atsargų trūkumo ar pertekliaus.

Turto valdymas

Turto, pavyzdžiui, įrenginių, infrastruktūros, mašinų, programinės įrangos ir intelektinės nuosavybės, kontrolė.

Pavyzdžiui, turto apskaitos sistema tinkamai atskiria rūpestį turtu.

Nuorodos

1. Visas verslas (2019 m.). Kas yra administracinės kontrolės sistema ir kodėl jos tokios svarbios? Paimta iš: allbusinessadmin.com.au.
2. Vikipedija, nemokama enciklopedija (2019). Valdymo kontrolės sistema. Paimta iš: en.wikipedia.org.
3. Vikipedija, nemokama enciklopedija (2019). Kontrolė (valdymas). Paimta iš: en.wikipedia.org.
4. Kennethas A. Merchant (1982). Valdymo valdymo funkcija. MIT Sloan. Paimta iš: sloanreview.mit.edu.
5. Verslo žodynas (2019). Valdymo kontrolė. Paimta iš: businessdictionary.com.
6. Johnas Spacey (2015). 21 Valdymo kontrolės pavyzdžiai. Paimta iš: simplicable.com.
7. MBA žinių bazė (2019 m.). Valdymo kontrolės svarba organizacijoje. Paimta iš: mbaknol.com.
8. „Smriti Chand“ (2019 m.). 7 Organizacijos vadybos kontrolės privalumai. Jūsų straipsnių biblioteka. Paimta iš: yourarticlelibrary.com.
9. „Samiksha S“ (2019 m.). Kontrolės svarba ir apribojimai. Jūsų straipsnių biblioteka. Paimta iš: yourarticlelibrary.com.