15 SVARBIAUSIŲ BIURO FUNKCIJŲ, KURIAS ĮVALDOTE - DARBAS - 2025

Į biuro funkcijas IT dominuoja yra administracinė veikla vykdoma pagal įmonės, organizacijos ar įstaigos, ir kurios darbuotojai yra reikalingi tą pačią operaciją. Jei tai padaroma efektyviai, rezultatai paprastai būna daug geresni nei blogai atlikus.

Paprastai biuro darbas vyksta nuo pirmadienio iki penktadienio, kuris prasideda nuo 8 ar 9 ryto ir trunka iki 16–17, nors tai skiriasi priklausomai nuo šalies ar regiono.

Daugeliui biuro darbo reikia pagrindinių įgūdžių, tokių kaip: sklandus bendravimas žodžiu, gebėjimas rašyti, rašyti ir tam tikra patirtis dirbant su biuro įranga, pavyzdžiui, kompiuteriais, kopijavimo aparatais ir kt.

Priklausomai nuo užimamos pareigos ar atsakomybės lygio, reikia, kad asmuo turėtų techninį, universitetinį ar ketvirtą išsilavinimą.

Pagrindinės biuro funkcijos, kurias įvaldote

1- planavimas

Tai yra pirmoji ir svarbiausia užduotis, nes ją sudaro apibrėžimas, kaip organizaciniai metodai ir struktūros gali prisidėti prie verslo plano sudarymo.

Yra technologinių priemonių, kurios padeda šiuos metodus vėliau patikslinti atliekant užduotis, paskirstytas tarp komandos narių, tačiau tik geras planavimas gali garantuoti, kad viskas pasieks verslo tikslą.

Bendrajam planavimui reikalinga aiški verslo vizija ir tam tikras hierarchinis lygis įmonėje, tačiau kiekvienas komandos narys turi suplanuoti savo darbą taip, kad galėtų įvykdyti nustatytus tikslus ir terminus.

2 - Transkribavimas ir (arba) ataskaitos rašymas

Užduotis, kasdien užimanti biure dirbančių asmenų laiką, yra bet kurioje laikmenoje parašyti ataskaitas, kurios palaiko ar detalizuoja jų funkcijas, arba kurios yra skirtos paaiškinti likusiems kolegoms detales (aplinkybes, eigą, rezultatus, privalumus ir trūkumus). trūkumai ir kt.).

Šie dokumentai taip pat naudojami kaip organizacijos, kuriai priklauso ši įstaiga, veiklos ataskaita atliekant būsimus auditus ar peržiūras.

3 - Dalyvaukite posėdžiuose

Tai yra darbo grupės narių susitikimai, kuriuose keičiamasi idėjomis apie vykdomus projektus, pateikiami nauji pasiūlymai, dalijamasi pristatymais, pranešimais ar ataskaitomis.

Paprastai jų tikslas yra suderinti visus esančius bendro tikslo link, kiekvienam paskirti vaidmenis, užduotis ir terminus. Jie taip pat skirti spręsti problemas, kurios galėjo kilti vykdant užduotis.

Paprastai jie turi labai apibrėžtą dažnį, trukmę ir dinamiką. Panašiai, kas juose aptariama, paprastai užrašoma per kelias minutes ar minutes padavimo metu.

Kai kurios organizacijos rengia susitikimus kasdien, kitos - keletą dienų per savaitę, kitos - kas dvi savaites, dar kitos - kas mėnesį. Susitikimų dažnumas priklauso nuo kiekvienos įmonės ir jos poreikių.

4 - Suplanuokite susitikimus

Tai yra visų žmonių, kurie privalo dalyvauti posėdyje, darbotvarkės suderinimas taip, kad jiems pavyktų sutapti konkrečioje vietoje ir tam tikru metu.

Tai gali būti bauginanti užduotis, todėl pasikliauti technologijomis gali būti gera idėja. Yra programų, tokių kaip „ScheduleOnce“, leidžiančios automatiškai suplanuoti susitikimus, leidžiančios pakviestiesiems pamatyti galimas datas ir pasirinkti jiems patogų laiką.

5- Patikrinkite įmonės el. Paštą

Tai užduotis, kuri gali užtrukti ilgai. 2016 m. Paskelbtoje „Adobe“ ataskaitoje, kurią sudarė daugiau nei tūkstančio darbuotojų savarankiškai atlikta apklausa, paaiškėja, kad kiekvieną savaitę mes praleidžiame vidutiniškai 20,5 valandos, tikrindami savo darbo el.

El. Laiškų klasifikavimas, skaitymas ir atsakymas į juos yra labai paplitusi komunikacijos forma, leidžianti keistis failais ir įspūdžiais, susijusiais su projektu ar organizaciniu procesu.

Nors įmonės nuolatos ieško efektyvesnių būdų tvarkyti el. Laiškus, yra ir tokių programų, kaip „Gmail“ išmaniosios etiketės.

Kitas būdas supaprastinti šią užduotį yra įtraukti standartinius el. Pašto šablonus arba tekstus, kuriuos skirtingiems gavėjams ir skirtingu metu galima siųsti su minimaliomis modifikacijomis.

6- Finansų valdymas

Vykdydami šią užduotį, turite būti garantuoti, kad pinigai perka visą savo gyvavimo ciklą perkant ir parduodant produktus ir paslaugas; turėti visas pateiktas, išsiųstas, sumokėtas ir išsiųstas sąskaitas faktūras. Žinoma, yra biurų, kurie tik tai daro.

Ši veikla taip pat apima finansinių sąskaitų ir teisinių dokumentų atnaujinimą, kad nekiltų problemų dėl teisinės bazės, susijusios su aptariamąja organizacija.

7- Logistika

Ši funkcija užtikrina, kad visos su įmonės darbu susijusios prekės būtų gabenamos į ir iš sandėlių bei klientų. Tai taip pat apima ryšius su tiekėjais, norint gauti žaliavų naujų produktų gamybai.

Šios funkcijos tikslas yra garantuoti, kad įmonė turi viską, kas reikalinga prekės ar paslaugos, kurią ji komercializuoja, gamybai.

8 - kvieskite dėmesį

Biure taip pat būtina atsakyti į telefoną, nes tai yra bendravimo su klientais, tiekėjais ir tarp pačių bendradarbių priemonė.

Nors tai atrodo paprasta užduotis, jai reikalingas tam tikras protokolas, nes tai gali būti balsas, kurį kažkas, nepriklausantis įmonei, asocijuoja su jos įvaizdžiu. Todėl svarbu, kad būtų laikomasi mandagumo taisyklių, išlaikytas institucinis tonas, balso garsumas ir vartojamas žodynas yra saikingi.

Kita svarbi informacija, į kurią kartais nekreipiama dėmesio vykdant šią funkciją, yra užrašyti kuo daugiau duomenų apie asmenį kitoje telefono pusėje; Tai papildys įmonės kontaktinę duomenų bazę ir leis teisingai išspręsti telefoninio pokalbio metu aptartą klausimą.

9- Bylų tvarkymas

Dauguma užduočių, kurios vykdomos biure, sukuria tam tikrą dokumentą: sąskaitas faktūras, pastabas, minutes, minutes, pardavimo ataskaitas ir kt.

Skaitmeniniu ar popieriuje pateiktu informacijos kiekiu reikia, kad kas nors būtų atsakingas už jos katalogavimą, archyvavimą ir saugojimą atsižvelgiant į jos svarbos verslui lygį.

Būtent šis paskutinis punktas, susijęs su informacijos apsauga, yra problema, kuri daugeliui organizacijų tapo galvos skausmu, todėl atsiranda vis daugiau priemonių, protokolų ir procedūrų, užtikrinančių bylos saugumą ir duomenų perdavimą. neskelbtini duomenys organizacijoje.

Kai kuriais atvejais naudojami išoriniai kietieji diskai, o kitais atvejais „debesyje“ yra specialūs šių dėžių serveriai arba saugojimo platformos, tokios kaip „Microsoft OneDrive“, „Google Drive“ ar „Apple iCloud“.

10- Bendrovės pašto platinimas

Korespondencijos paskirstymas įstaigoje, nors ir nereikalaujantis labai aukšto akademinio pasirengimo, reikalauja gero organizavimo, atsakomybės ir skubumo.

Projekto eskizas, banko atsiųsta kreditinė kortelė, tiekėjo sąskaitos faktūros arba vyriausybės subjekto atsakymo laiškas yra dokumentai, kurių gali laukti bet kuris darbuotojas ir dėl kurių vykdoma daugybė kitų procesų. bendrovės.

11- Klientų aptarnavimas

Ši funkcija susideda iš fizinio aptarnavimo klientams, turintiems klausimų ar nusiskundimų dėl įmonės siūlomų produktų ar paslaugų.

12- Dokumentų spausdinimas ir kopijavimas

Tai susideda iš dokumentų, kurie turi būti saugomi fiziškai, kopijavimo arba dokumentų, kurie turi būti saugomi dviem egzemplioriais arba pristatyti įmonės darbuotojams, kopijų.

13- Kandidatų interviu

Tai yra viena iš personalo atrankos proceso užduočių. Jie gali būti vykdomi atskirai arba grupėmis, tai yra, sutelkiant dėmesį į vieną ar kelis kandidatus.

14- Medžiagų ir raštinės reikmenų pirkimas

Raštinės reikmenys yra būtini jo efektyvumui. Kanceliarinės prekės, spausdintuvo rašalas, pakuotės ar popierius visada turėtų būti prieinami, todėl turėtų būti kažkas atsakingas už jų valdymą.

15- Administracinės funkcijos

Administracinės procedūros yra būtinos, kad įmonė išlaikytų stabilumą ir sugebėtų pasiekti verslo sėkmės. Kai kurios iš šių funkcijų yra žinios apie teisinius dalykus, popierizmas ir kitos biurokratinės schemos.

Nuorodos

1. Audra Bianca (s / f). Biuro organizavimo ir planavimo patarimai. Atkurta iš: smallbusiness.chron.com.
2. „Biz Trend“ (2015). 7 biuro užduotys, kurias galite ir turėtumėte automatizuoti. Atkurta iš: es.sba.gov.
3. Dewei Caitlin (2016). Kiek valandų per gyvenimą praleidote darbo el. Laiške? Išbandykite mūsų slegiančią skaičiuoklę. Atgauta iš: washingtonpost.com.
4. Laurie Reeves. Darbų, dirbančių biure, sąrašas. Atkurta iš: work.chron.com.
5. Ką daro biuro padėjėjas. Atkurta iš „opp.org“.
6. Ką tiksliai daro žmonės biuro darbuose. Atkurta iš: reddit.com.