7 SVARBIAUSIOS SEKRETORIAUS FUNKCIJOS - DARBAS - 2025

Pagrindinės sekretoriaus funkcijos apima darbotvarkės valdymą, tarnavimą visuomenei ir konfidencialios informacijos tvarkymą. Tai asmuo, atsakingas už administracinės pagalbos užduočių atlikimą biure.

Šias pareigas gali užimti vyras ar moteris, nors dažniausiai tai daro moteris.

Paprastai jie yra atsakingi už konfidencialius žmonių, turinčių tam tikrą įmonės hierarchiją, reikalus, tokius kaip direktoriai, vadovai, prezidentai ir kt. Tai daro juos dešine vadovo, kuriam jie dirba, ranka.

Jei įmonė yra maža, pagrindinis sekretoriaus darbo krūvis susijęs su pagrindinėmis biuro užduotimis.

Kai kurios pasaulio šalys per metus jam skiria ypatingą dieną, kad padėkotų ir pagerbtų jo darbą. Pavyzdžiui, Kolumbijoje, Peru ir Meksikoje sekretorių diena yra balandžio 26 d., O Venesueloje - rugsėjo 30 d.

7 pagrindinės sekretoriaus funkcijos

Sekretorės darbas yra suteikti palaikymą ir bendradarbiavimą su savo viršininku, kad ji galėtų visiškai atlikti savo vaidmenį organizacijoje, neatidėliodama ir nesiblaškydama.

Nors įmonės pobūdis turi įtakos tam, kokio darbo reikalauja sekretorė, galima sakyti, kad jos pagrindinės funkcijos yra:

1- Darbotvarkės valdymas

Sekretoriaus pareiga yra nuolat atnaujinti asmens, dėl kurio ji dirba, dienotvarkę. Ten turėtumėte atspindėti visus savo, o kartais ir asmeninius, įsipareigojimus.

Jūs taip pat turite tvarkyti visų žmonių ir institucijų, su kuriais turi būti susijęs darbdavys, duomenis.

Sekretorės darbotvarkė dažnai naudojama kaip vykdomosios valdybos, kuriai ji dirba, veiklos žurnalas.

2 - Dėmesys visuomenei

Dėmesys visuomenei yra viena iš esminių užduočių, kurias privalo atlikti sekretorius. Turite atsakyti į skambučius ir užregistruoti jų priežastis, taip pat visus duomenis, kurie jūsų darbdaviui leidžia veiksmingai sekti šiuo klausimu.

Jis taip pat yra tas asmuo, kuris priima lankytojus biure. Štai kodėl sekretoriui svarbu išlaikyti įvaizdį, atitinkantį įmonės darbo vietos įvaizdį.

Jo vaidmuo yra ne tik pasveikinti ir paversti lankytojus draugiškais, bet ir jis pateikia pirmąsias instrukcijas bei rekomendacijas apie įmonės organizacinę kultūrą ir vidinius procesus.

3 - dokumentų tvarkymas

Sekretorius ne tik yra tas, kuris gauna ir tvarko korespondenciją iš savo viršininko, bet ir rašo, skaito, skaito, atsako ir archyvuoja didžiąją dalį darbdavio laiškų, pranešimų, atmintinių ir el. Laiškų.

Šiuo tikslu turėtumėte naudoti tam tikras programinės įrangos programas, leidžiančias jums tokius dokumentus paruošti greičiau ir greičiau.

Šių kompetencijų specifiškumas priklausys nuo to, kokio darbo reikalaujama toje srityje, kurioje dirbate.

Sekretorius tvarko savo viršininko kontaktinę duomenų bazę ir tvarko rašytinę korespondenciją, taip pat posėdžių protokolus ir kitus biure esančius svarbius dokumentus.

Sekretorius paprastai atsižvelgia į svarbiuose susitikimuose aptariamus klausimus.

4- Neskelbtinos informacijos (vidinės ir išorinės) tvarkymas

Tarp funkcijų, išskiriančių gerą sekretorių, yra tinkamai ir efektyviai tvarkyti visą ypač svarbią informaciją įmonės ar įstaigos, kurioje ji dirba, veiklai.

Pavyzdžiui, jūs turite bet kada kontroliuoti teisinius dokumentus, kurių gali reikalauti vyriausybinės įstaigos.

Jūs taip pat galite gauti informacijos iš aplinkos ar bet kurio iš dalyvių, susijusių su įmone. Ši informacija turi būti tvarkoma atsargiai, veiksmingai ir laiku.

5- Biuro organizacija

Sekretorius privalo valdyti ir prižiūrėti biuro įrangą ir baldus: telefonus, kopijavimo aparatus, spausdintuvus, projektorius, baldus, bylų spinteles ir kt.

Jis yra tas, kuris kontroliuoja prekių ir biuro įrangos atsargas. Tai taip pat palaiko fizinių ir elektroninių bylų sistemas, kad prireikus informacija būtų lengvai prieinama.

Sekretorius privalo turėti švarią ir organizuotą darbo vietą, nes tai dažniausiai yra vienas iš pirmųjų dalykų, kuriuos žmonės iš įmonės mato įeidami į jos patalpas.

6- Pristatymų paruošimas

Paprastai vadovas turi pateikti savo ataskaitas pranešimų, apibendrinančių ir reitinguojančių informaciją, forma. Atlikdamas šią užduotį, jis paprastai prašo savo sekretoriaus pagalbos.

Asmuo, dirbantis sekretoriate, privalo užtikrinti, kad jame esanti informacija teisingai atspindėtų duomenis, kuriais jo viršininkas nori pasidalyti.

Taip pat turite būti atsargūs, kad tai pateikimas, kuriame nėra rašybos klaidų, ir kad jis atitiktų grafinę įmonės tapatybę.

7- Administracinė priežiūra

Sekretorė taip pat privalo žinoti, kad laikomasi politikos ir procedūrų, būtinų rūpintis įmonės ar įstaigos, kurioje ji dirba, turtu.

Pagal savo viršininko hierarchinį lygį sekretorė gali patvirtinti duomenų, atspindinčių biudžeto operacijų detalę, tikslumą.

Sekretorius privalo pasirūpinti valdymo kontrole ir teisingu išteklių valdymu biure.

Virtualus sekretorius

Augant internetinių darbo vietų skaičiui, didėja internetinių sekretorių ar virtualių padėjėjų skaičius.

Šie sekretoriai vykdo didžiąją dalį aukščiau aprašytų užduočių, bet ne nuotoliniu būdu. Tokiais atvejais sekretoriai už savo paslaugas moka valandą arba pagal projektą.

Nuorodos

1. Pinigų kultūra (2015). 4 pagrindinės sekretoriaus funkcijos. Atkurta iš: comofuncionaque.com
2. Kokemulleris, Neilas (s / f). Sekretoriaus pareigų sąrašas. Atkurta iš: work.chron.com
3. „Pymex“ (2016). Administracinio sekretoriaus funkcijos ir atsakomybė. Atkurta iš: pymex.pe
4. Dabar savanoris (s / f). Koks sekretoriaus vaidmuo? Atkurta iš: diycomitteeguide.org
5. Windermere, Anna (s / f). Kokios yra sekretoriaus, kaip vadovo padėjėjo, funkcijos? Atkurta iš: pyme.lavoztx.com