KOKS YRA DOKUMENTŲ GYVAVIMO CIKLAS? - KULTŪROS ŽODYNAS - 2025

Dokumentų gyvavimo ciklą sudaro keli etapai, per kuriuos byla praeina visą jo naudojimo laiką. Šios fazės prasideda nuo dokumento sukūrimo iki visų jo naudojimo būdų ir modifikacijų iki sunaikinimo ar visam laikui archyvuoto.

Dokumentų gyvenimo ciklo koncepcija buvo sukurta JAV po Antrojo pasaulinio karo. Taip buvo dėl to, kad reikėjo rasti tinkamą būdą tvarkyti daugybę sukauptų failų.

Vaizdo šaltinis: Wikimedia.org.

Kiekviena disciplina skirtingai vertina dokumentų gyvavimo ciklą, atsižvelgiant į jų fokusavimą ir archyvo pobūdį. Pvz., Teisinio dokumento gyvenimo ciklas gali būti skirtingas nei akademinio dokumento.

Kiekvienu atveju skiriasi svarstymai, kiek laiko reikėtų saugoti dokumentą, kaip jis turėtų būti saugomas ar koks turėtų būti teisingas jo naudojimas. Panašiai yra ir skirtingi požiūriai į jo gyvenimo ciklo etapus.

Pvz., Gali būti dokumentų, neturinčių jokios reikšmės įmonei ar vyriausybės subjektui dėl jų amžiaus. Tačiau tie patys archyvai gali turėti didelę muziejaus istorinę vertę.

Kitas esminis skirtumas yra tas, kuris egzistuoja tarp analoginių ir skaitmeninių dokumentų. Nors svarbą teikia dokumentų turinys, skaitmeninių failų buvimas reiškia jų tvarkymo ir gyvenimo ciklo ypatumus.

Trys dokumentų amžiai

Vaizdas: skaidrių grotuvas

1972 m. Istorikas Carlosas Wyffelsas pasiūlė trijų amžių teoriją. Pagal tai dokumentai yra objektai, kuriems yra gyvybiškai svarbus procesas, kurio metu keičiami jų naudojimo būdai.

Apskritai dokumentai yra intensyviai naudojami iškart po sukūrimo ir nustatytą laiką. Tačiau laikui bėgant šis naudojimas sumažėja iki to momento, kai jis visiškai sustoja, nes jie yra archyvuojami arba sunaikinami.

Pasak Wyffelso, šis ciklas, kurį išgyvena visi dokumentai, yra suskirstytas į tris amžius: administracinį arba aktyvųjį amžių, tarpinį ar pusiau aktyvųjį amžių ir neaktyvųjį ar istorinį amžių.

Administracinis ar aktyvus amžius (valdymo byla)

Nurodo aktyvų dokumento periodą. Jis prasideda jo sukūrimo metu ir pereina įvairius etapus, kuriuose su juo dažnai konsultuojamasi, jis perduodamas ir dalijamasi.

Pavyzdžiui, komunalinių paslaugų sąskaitos administracinis amžius prasideda nuo jų sugeneravimo. Tuomet judėkite ribotą laiką - pristatydami ar el. Paštu siunčiami paštininko, tikrinant ir mokant.

Vidutinis ar pusiau aktyvus amžius (centrinė byla)

Tai laikotarpis, per kurį dokumentas prarado naudingumą, kuriam jis buvo sukurtas. Todėl jis nėra toks aktyvus kaip administraciniame amžiuje. Tačiau jis yra išsaugotas ir su juo galima susisiekti nedažnai.

Pvz., Vidutinis komunalinių paslaugų sąskaitos amžius prasideda tada, kai ją sumokėjus, ji paduodama į aplanką. Labai tikėtina, kad su juo daugiau niekada nebus konsultuojamasi, tačiau, jei kyla abejonių, jis saugomas byloje.

Pusiau aktyvus dokumentų galiojimo laikas gali būti įvairus, atsižvelgiant į dokumento tipą ir atsižvelgiant į kontekstą. Pvz., Teisinis dokumentas gali būti ilgesnis nei komunalinių paslaugų sąskaita.

Neaktyvus amžius arba istorinis amžius (istorinis archyvas)

Nurodomas paskutinis archyvų laikotarpis. Tačiau ne visi failai turi tą pačią paskirtį. Atsižvelgiant į jų pobūdį, jie gali būti istoriniai arba sunaikinti.

Istorijos archyvai yra tie, kurie turi kultūrinę ar tyrimų vertę. Todėl šiame etape ieškoma konservavimo būdų, kad jie būtų kuo geriau išsaugoti.

Dokumentų gyvenimo ciklo etapai

Trijų amžių teorija bendrai nustato pagrindinius etapus, kuriuos eina visi dokumentai. Tačiau yra ir kitų konkretesnių etapų, apibrėžiančių dokumentų naudingumą ir tvarkymą.

Dokumento etapai priklauso nuo jo vertės, naudojimo ir konteksto. Pagal šias charakteristikas nustatoma, kuriuos etapus jis turi praeiti ir kokios yra kiekvienos iš jų techninės ir administracinės nuostatos.

Tai yra keletas pagrindinių etapų, kuriuos eina dokumentas per visą jo naudojimo laiką:

1-kūrimas: susideda iš dokumento, spausdinto arba skaitmeninio, sukūrimo.

2 saugojimas: pagal formatą, kuriuo dokumentas buvo sukurtas, jis saugomas fiziškai arba skaitmeniškai. Kai kuriais atvejais taip pat svarstomas skaitmeninimo etapas, kai jis yra proceso dalis.

3 kategorijos: reiškia dokumentų tvarkymą, klasifikavimą ar indeksavimą pagal kiekviename kontekste nustatytus parametrus.

4 perdavimas: reiškia dokumento siuntimą ir (arba) pristatymą pagal jo savybes. Šiuo metu tai gali būti pristatymas fiziniu paštu arba pristatymas el. Paštu.

5 paskirstymas: šis etapas susijęs su dokumentais, kurie yra visuomenei naudojami ar reikalingi, todėl sukūrus juos reikia atskleisti tam tikrai žmonių grupei.

6-Bendras naudojimas: šiuo metu failai gali būti tvarkomi bendrai naudoti ir taisyti. Šis etapas atsirado neseniai ir yra skirtas tik skaitmeniniams dokumentams.

7-Konsultacijos: reiškia tą etapą, kai dokumentai yra sutvarkomi, siekiant su jais susipažinti. Šio proceso metu saugumo ir (arba) prieinamumo nuostatos yra labai svarbios, atsižvelgiant į tai, kokia visuomenės dalis turėtų gauti informaciją.

8-Archyvavimas ar sunaikinimas: tai yra paskutinis visų dokumentų gyvavimo ciklo etapas. Tai atitinka momentą, kai nusprendžiama, ar jis turi pakankamą istorinę vertę išsaugoti, ar, priešingai, yra sunaikinamas.

Reiškia

1. Darmuto koledže. (SF). Dokumento gyvavimo ciklas: apibrėžimai, palaikomosios technologijos ir programos. Atkurta iš: dartmouth.edu
2. González, L. (2015). Dokumentų gyvenimo ciklas: 3 amžiaus teorija. Atkurta iš: bibliopos.es
3. Larrivee, B. (2013). Kas yra elektroninių dokumentų valdymo gyvavimo ciklas? Atkurta iš: documentmedia.com
4. Rouse, M. (SF). Dokumento gyvavimo ciklas. Atkurta iš: whatis.techtarget.com
5. Yebra, M. (2016). Dokumentų gyvavimo ciklas - Ispanijos archyvų sistema. Atkurta iš: normadat.es.